Errori fattura elettronica: 9 più comuni e come evitarli con soluzioni ad hoc

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L’Italia vanta un significativo primato in Europa che riguarda l’introduzione dell’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica. Le aziende italiane (dal 2019 con alcune eccezioni, dal 2024 tutte, incluse le piccole realtà) hanno, infatti, dovuto rivoluzionare il loro sistema di produzione delle fatture. Fare fattura elettronica non è complicato, ma sono possibili errori.

Seguendo le regole Agid – Agenzia per l’Italia Digitale, il processo di creazione della e-fattura è semplice. La legislazione prevede la realizzazione di un file eXtensible Markup Language (Xml), che riporti determinate informazioni e il suo scambio avviene esclusivamente mediante il Sistema di Interscambio (SdI, il portale dell'Agenzia delle Entrate).

Il tutorial di un funzionario dell’Agenzia delle Entrate per realizzare correttamente una fattura elettronica

Tale processo, naturalmente, non assicura che non ci siano errori della fattura elettronica. Scopriamo quali sono i più diffusi e i consigli utili per evitarli utilizzando soluzioni di gestione documentale dotati di evolute funzionalità specifiche. Software costantemente aggiornati e caratterizzati da impostazioni predefinite e controlli automatici rappresentano, infatti, un aiuto importantissimo, ecco come.

Errori fattura elettronica: ecco quelli che accadono più spesso

La precisione fiscale, ovviamente, è imprescindibile. Commettere errori nella fattura elettronica comporta una serie di effetti negativi a partire dal ritardo dei pagamenti, per arrivare al danneggiamento della reputazione e delle relazioni con clienti e fornitori, sino al pericolo di ricevere sanzioni. Ecco, dunque, i principali errori che si possono compiere nella fatturazione elettronica e cosa fare per evitarli.

Errori fattura elettronica: le best practise per non rischiare di sbagliare

1. Tra i più frequenti errori che si possono verificare nella compilazione delle fatture elettroniche vi è quello di non inserire tutti i dati necessari, siano essi quelli relativi alla propria azienda che quanti sono inerenti al destinatario (partita IVA/codice fiscale, descrizione di qualità e quantità dei beni ceduti, prezzi e tipologia di pagamento, calcolo dell’imposta eccetera). A fronte di ciò, i software più avanzati effettuano un controllo automatico dei file e segnalano anomalie e documenti incompleti perché siano corretti.
    
2. L’omissione o l’inserimento inesatto del codice destinatario e dell’indirizzo di posta elettronica certificata determina la mancata consegna del documento da parte dello SDI, con tutte le conseguenze a livello di allungamento dei tempi di pagamento e di processi. Evitare questo è molto semplice, basta predisporre un database aggiornato di tutti i riferimenti necessari che si interfacci direttamente con la soluzione di fatturazione elettronica affinché si usino solo dati corretti e non si lasci spazio alla distrazione degli addetti.
    
3. Emettere una fattura non in formato .xml comporta la non validità della fattura stessa. Le aziende che si dotano di una piattaforma documentale per preparare i documenti fiscali possono contare su funzioni preimpostate che le aiutino.
    
4. Il calcolo errato dell’importo e/o dell’aliquota dell’IVA è uno sbaglio grave. E questo vale anche solo guardando alla semplice operazione di somma o moltiplica che serve per ottenere la cifra. Le piattaforme documentali sono in grado di conteggiare correttamente le tasse da pagare in modo da evitare problemi sia all’emittente che al destinatario del documento. Inoltre, i fornitori di soluzioni aggiornano costantemente i propri prodotti per essere compliance alle più recenti disposizioni fiscali.
    
5. Descrivere in maniera vaga e incompleta i prodotti/servizi protagonisti delle fatture rappresenta un errore o comunque può generare contestazioni e, dunque, ritardi nello svolgimento delle procedure amministrative e, in ultima analisi, dei pagamenti. Anche in questo caso, i sistemi digitali sono in grado di guidare l’utente nella scrittura più opportuna.
    
6. Il ritardo nell’emissione del documento fiscale, oltre a generare disguidi finanziari, può causare delle sanzioni per l’organizzazione. È importante che quest’ultima si doti di strumenti che le consentano di ricordare i termini previsti agevolando il lavoro. Si tratta, per esempio, di calendari con funzioni automatiche di alert promemoria.
    
7. Secondo quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate la fattura deve essere identificabile univocamente (questo quanto previsto dall’agenzia stessa che scrive che è necessario servirsi di “qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l’identificazione univoca della fattura”). I tool software supportano le aziende nel rispettare quest’obbligo.
8. Bisogna accertarsi che ogni fattura emessa venga ricevuta. Se il committente, infatti, verifica che la sua fattura non è stata recepita deve emettere un’autofattura. Il rischio, altrimenti, è quello di avere una multa. Mediante sistemi di gestione documentale è possibile impostare la trasmissione di notifiche in caso di problematiche di consegna.
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9. Per non incorrere nei rischi di vedersi scartata la fattura dal sistema di interscambio o di problemi legali, l’apposizione della firma digitale secondo quanto imposto dalla legislazione è prerequisito fondamentale per la validità della fattura elettronica. I più evoluti software per la fatturazione elettronica hanno moduli per la firma che assicurano conformità alla normativa.

Fattura elettronica: un primato italiano, aspettando il 2028

L'Italia ha il primato europeo per l'introduzione del sistema di Fatturazione Elettronica. Solo altri 2 Paesi (Francia e Polonia) si stanno muovendo nella stessa direzione. In base alla proposta di Direttiva "VAT in the digital Age", il nostro sistema potrà essere mantenuto a livello internazionale sino al 2028 in quanto garantisce piena interoperabilità. Dal 2028 si prevede un sistema obbligatorio di fatturazione elettronica intra-UE. Tale obbligo è pensato per facilitare la creazione di un mercato digitale unico, ma l’operazione richiede tempo e regolamenti ad hoc che l’UE dovrebbe comunicare nei prossimi anni.

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