Source-to-Pay: la rivoluzione per CFO e Procurement

​

Nell'era digitale il concetto di Source-to-Pay (S2P) sta guadagnando sempre più terreno. Ma cosa significa realmente per un CFO o per un team di procurement?

Immagina di partecipare a un meeting di lavoro ed essere lontano dalla tua azienda. Il telefono squilla: è un membro del tuo team. C'è un problema con un fornitore e nessuno sa come risolverlo in tempi rapidi.

I documenti sono sparsi e difficili da trovare nelle cartelle cartacee, le e-mail si accumulano e il tempo stringe. Il tuo incontro strategico viene interrotto e cerchi di gestire l’emergenza con le risorse e il tempo a tua disposizione.

Ora, pensa a un altro contesto. Sei a una fiera per motivi professionali e senti il telefono vibrare, è arrivato un messaggio. Controlli lo schermo: è un tuo collaboratore. “Cos’è successo questa volta?” ti chiedi.  Preoccupato, leggi il messaggio con esitazione.

Tiri un sospiro di sollievo. È solo per informarti che un problema con un fornitore è stato risolto con facilità grazie alla piattaforma di automazione S2P che hai implementato.

Qui, i documenti sono organizzati, i processi sono fluidi e il tuo team ha potuto concentrarsi, durante le criticità, su attività più strategiche. Inoltre, grazie a soluzioni digitali dedicate, la gestione delle relazioni con i fornitori è semplice e intuitiva.

Questi due scenari rappresentano due mondi molto diversi. Nel primo, sei sommerso da processi manuali, inefficienze e stress. Nel secondo, l'automazione S2P libera dai compiti manuali e permette di concentrarsi su ciò che è veramente importante.

Ma come può essere così diverso il flusso di lavoro quando si tratta di gestire ordini di acquisto o qualsiasi altro aspetto del processo source-to-pay? La risposta è digitalizzazione e automazione.

Cos’è il Source-to-Pay?

Il source-to-pay è l'evoluzione digitale dell'intero processo di approvvigionamento e pagamento. Fa leva sulle tecnologie avanzate per automatizzare, ottimizzare e integrare ogni fase del ciclo di acquisto, dalla selezione dei fornitori al pagamento finale, per garantire maggiore efficienza, trasparenza e controllo.

Nell'era digitale il source-to-pay automatizzato rappresenta la nuova frontiera per la gestione efficace delle spese aziendali. Con l'aggiunta di soluzioni digitali avanzate la tecnologia abbraccia e unisce le attività di approvvigionamento, supply chain, finanza, IT e legali.

Le aziende che adottano il digital source-to-pay non solo identificano, procurano, ricevono e pagano beni e servizi con facilità, ma lo fanno con maggiore efficienza e precisione grazie alla tecnologia.

Come funziona il Digital Source to Pay

Il processo source-to-pay si sviluppa molto prima dell’acquisto del prodotto.

La prima fase è chiamata source-to-contract, durante la quale le aziende utilizzano strumenti digitali avanzati per valutare le proprie esigenze, analizzare il mercato e i fornitori disponibili e pianificare strategie di approvvigionamento mirate. La negoziazione con i fornitori si basa su dati concreti, che consentono una comunicazione diretta ed efficace.

Lo step successivo è il processo procure-to-pay (P2P) o purchase to pay che migliora la gestione delle transizioni grazie all'adozione di soluzioni digitali. Questa fase copre tutte le attività, dalla creazione di purchase order alla consegna dei beni, passando per l'autorizzazione dei pagamenti, per garantire sempre il massimo livello di conformità.

Il processo si estende per includere continue attività di monitoraggio e gestione. Ne fanno parte il risk management, la supervisione dei fornitori e l'ottimizzazione delle categorie. In questo modo, ogni fase del processo di acquisto e pagamento diventa più snella, agile e all'avanguardia, per garantire un controllo senza precedenti.

Differenze tra gestione manuale e Source-to-Pay automatizzato

Nel panorama della gestione aziendale, la differenza tra l'approccio manuale e quello digitalizzato del Source-to-Pay risulta profonda e significativa.

Gestione Manuale

Il metodo tradizionale è caratterizzato da processi lenti e macchinosi. Immagina una scrivania piena di documenti, dove ogni operazione richiede una verifica a mano e la comunicazione con i fornitori avviene attraverso telefonate o e-mail. 

Qui, le inefficienze sono frequenti: i documenti vengono smarriti, le informazioni possono diventare obsolete e gli errori umani rappresentano una costante preoccupazione. La mancanza di un sistema centralizzato rende difficile mantenere le informazioni organizzate e avere una visione chiara dei processi in corso.

Gestione Automatizzata

Il source-to-pay automatizzato permette alle aziende di ottimizzare l’efficienza dei processi interni. Grazie all'automazione e alle piattaforme digitali le aziende gestiscono l'intera source to pay value chain, dalla selezione dei fornitori al pagamento, in un'unica piattaforma integrata end to end. 

La tecnologia elimina la necessità di gestire ogni singolo passaggio a mano e offre una visibilità senza precedenti su tutti i processi. Con l'automazione le attività ripetitive diventano superflue, per permettere ai team di focalizzarsi su compiti strategici. 

I Vantaggi del Source-to-Pay automatizzato

Quali benefici ottengono le aziende dall’implementazione di una soluzione S2P?

Ecco una panoramica.

• Ottimizzazione dei costi: grazie a una visione analitica e dettagliata delle spese, le aziende hanno l'opportunità di individuare con precisione le aree in cui possono risparmiare, per eliminare le spese superflue.
• Maggiore efficienza operativa: l'automazione dei processi, elemento chiave del Source-to-Pay, consente alle aziende di liberarsi dalle attività ripetitive e manuali. Questo significa poter dedicare più tempo e risorse a compiti di natura strategica per ottimizzare la produttività.
• Riduzione degli errori: l'automazione aiuta ad evitare errori umani. Con processi precisi e affidabili, le aziende migliorano la qualità in ogni fase del procurement.
• Migliore collaborazione con i fornitori: la digitalizzazione semplifica la comunicazione con i fornitori. Strumenti digitali avanzati facilitano una collaborazione diretta e costruttiva e gettano le basi per relazioni commerciali solide e durature.

​​

Tendenze Future nel Source-to-Pay

Un articolo di Forbes ha sottolineato che oggi ci troviamo nella quarta rivoluzione industriale, o Industry 4.0. Questo periodo storico è caratterizzato da un intenso processo di digitalizzazione e connettività, con l'ambizione di integrare e valorizzare i dati tra il mondo fisico e quello digitale.

Vediamo alcune tendenze chiave.

• Intelligenza Artificiale: nel procurement l'Intelligenza Artificiale e le Reti Neurali stanno guadagnando terreno. Queste tecnologie offrono alle aziende strumenti preziosi per anticipare le tendenze di spesa, rilevare rischi potenziali e affinare le decisioni legate all'approvvigionamento.
• Cloud e Big Data: le soluzioni basate su piattaforme cloud rivoluzionano il modo in cui le aziende archiviano e analizzano i dati. Questa evoluzione porta a una maggiore visibilità e a processi di procurement più snelli.
• Automazione Documentale: sempre più aziende adottano l'automazione dei processi documentali. Il trend, che include la gestione contrattuale e la fatturazione, non solo minimizza gli errori ma accelera anche i tempi di elaborazione.

Esker Source-to-Pay Suite

Il Source-to-Pay non è solo un'evoluzione, ma una rivoluzione nel modo in cui gestisci i processi aziendali nella source to pay value chain.

Pronto a scoprire come Esker e il suo approccio digital possono trasformare la tua azienda? 

Visita il nostro sito: https://www.esker.it/soluzioni/source-pay-automatizzato/

E ricorda, con Esker Source-to-Pay Suite, potrai viaggiare per lavoro senza preoccupazioni!

​​