Procurement: la guida per la gestione delle relazioni con i fornitori

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La traduzione letterale della parola Procurement è approvvigionamento, acquisizione, ottenimento, inteso come reperimento delle materie prime, ed è connesso alle attività aziendali finalizzate al rifornimento di prodotti, beni e servizi necessari al corretto funzionamento di un’impresa.  

Il termine è ormai parte del vocabolario del business e lo ritroviamo spesso in espressioni come Procurement strategy, Procurement policy, Procurement compliance, Procurement law.

Quando parliamo di Procurement ci riferiamo al ciclo passivo delle aziende – detto appunto Procure-to-pay -, che comprende la gestione dei rapporti con i fornitori, degli acquisti, dei pagamenti e della fatturazione.

Nel momento in cui scriviamo, le aziende stanno vivendo una trasformazione profonda dei processi digitali di business: il procure-to-pay è ormai obsoleto e viene sostituito dal Source-To-Pay Automatizzato, termine che indica l’insieme delle attività aziendali dal sourcing al pagamento e interessa in modo diretto i responsabili dei reparti di Procurement e Finance. 

Leggi anche: Source-to-Pay e Procure-to-Pay: qual è la differenza?

Per consolidare i processi di Procurement e gestire con consapevolezza le relazioni con i fornitori, le aziende hanno bisogno di affidarsi ai processi di automazione perché la velocità del contesto, la liquidità della società e l’agilità delle transazioni non permettono più di sostenere un’organizzazione manuale dei processi.

In che modo possiamo migliorare le relazioni con i nostri supplier e farli diventare dei partner aziendali? Vediamolo insieme.

Procurement: che cos’è?

Il Procurement è il processo attraverso il quale un’azienda ottiene i beni e i servizi necessari a svolgere le attività imprenditoriali e rendere sostenibile il business.

Nonostante all’apparenza sembri qualcosa di semplice, il significato del termine Procurement è ampio e complesso: quando parliamo della gestione dei fornitori dobbiamo tenere in considerazione molteplici aspetti della vita aziendale, come la valutazione, l’analisi e la selezione dei partner con cui collaborare, la realizzazione di accordi formali e contratti, la gestione degli acquisti e dei pagamenti, l’elaborazione delle fatture. E, aspetto più importante, la gestione delle relazioni con i fornitori.

Il Procurement si divide in due marco-categorie.

Procurement diretto

Comprende gli acquisti di beni e materiali finalizzati alla produzione di un manufatto completo. È tipico delle aziende product-oriented, dove la gestione del sourcing è spesso affidata all’area produttiva e operativa: pensiamo per esempio a una rubinetteria che acquista singole componenti da diversi fornitori (cartucce, maniglie, aeratori) per realizzare il rubinetto finito.

Procurement indiretto

Comprende gli acquisti cosiddetti indiretti, che si riferiscono ai servizi. Ne sono un esempio le attività di consulenza, i servizi di pulizia, la gestione di collaborazioni esterne per il marketing e la comunicazione.

Nel contesto attuale il Procurement indiretto costituisce una voce rilevante del budget aziendale, perché sempre più imprese hanno la necessità di esternalizzare alcune attività che non riguardino in modo diretto la produzione.

Chi si occupa di Procurement in azienda?

Le figure professionali coinvolte nel processo del Procurement sono diverse: più l’azienda è grande, maggiori sono i ruoli da ricoprire per la gestione dei fornitori, soprattutto in caso di realtà product-orientend.

A titolo informativo, i professionisti principali sono tre:

• il CPO (Chief Procurement Officer) ha il compito di dirigere e strutturare l’intero processo di Procurement, definisce i budget, le priorità e le tipologie di acquisto sulla base delle esigenze aziendali;
• il Procurement Manager è la figura strategica che ha il compito di guidare e coinvolgere i collaboratori dell’ufficio acquisti (i buyer) e supervisiona le attività di approvvigionamento;
• il Procurement Specialist svolge un ruolo più operativo e interviene in modo diretto nel processo di gestione dei fornitori.

Per approfondire questo tema ti suggeriamo di leggere lo studio elaborato da ISTUD Business School “Procurement: Evoluzioni e Nuove Figure professionali” per il Master in Marketing Management 2018-2019.

Il Procurement e la gestione delle relazioni con i fornitori

Secondo il 58% dei professionisti occupati nei reparti finance, mantenere buone relazioni con i fornitori è un aspetto sempre più strategico dell’operatività aziendale, soprattutto in un contesto in cui gli ambienti, le modalità e gli approcci lavorativi cambiano in continuazione.

Le organizzazioni non possono più permettersi di gestire le attività di Procurement in modo obsoleto e manuale, ma hanno bisogno di accogliere l’automazione per evitare di incrinare i rapporti con i partner a causa di errori banali connessi alla gestione di informazioni sensibili su supporti cartacei, alla scarsa conformità o alla mancanza di visibilità sul processo di fatturazione e sui pagamenti.

Quando parliamo di Procurement e gestione delle relazioni con i fornitori è necessario tenere in considerazione tre elementi cardine del processo:

• la gestione del rischio dei fornitori, inteso come procedura di identificazione, valutazione e mitigazione delle problematiche attraverso la verifica dei fornitori per comprendere i rischi che possono rappresentare per un’azienda e la catena di fornitura;
• la gestione delle informazioni sui fornitori, che concerne il sistema con cui un’azienda acquisisce, archivia e analizza i dati dei fornitori per valutarne i punti di forza e i punti di debolezza;
• la gestione della qualità dei fornitori, intesa come la capacità di un supplier di garantire le consegne degli ordini e la qualità del prodotto/servizio richiesto.

Questi aspetti esplicitano la complessità dei processi di Procurement e le problematiche a cui vanno incontro le aziende nella gestione del ciclo passivo.

Quando elaboriamo una soluzione di automazione per il source-to-pay ci focalizziamo sulla risoluzione degli ostacoli evidenziati dai nostri clienti che spesso riguardano:

• la scarsa trasparenza e la mancanza di visibilità della catena di approvvigionamento,
• la difficoltà nella gestione dei costi e della sostenibilità del controllo qualità,
• la fatica nel mantenere la compliace dei processi.

Se un’azienda non riesce a gestire la conformità delle procedure, la chiarezza delle fatture e dei pagamenti, la flessibilità del flusso di cassa e le comunicazioni con i partner, si troverà in difficoltà nella gestione delle relazioni con i fornitori e il Procurement verrà penalizzato. 

L’automazione è la chiave per la gestione del Procurement

Partiamo sempre da un dato: per il 46% dei responsabili degli acquisti l’obiettivo principale della gestione dei fornitori è il miglioramento della relazione, perché buoni legami offrono alle aziende molteplici benefici in termini di business.

La collaborazione continua con i fornitori e il loro coinvolgimento nei processi di Procurement permette alle imprese di costruire relazioni solide basate sulla fiducia reciproca e di ottenere gli obiettivi di crescita aziendale con maggiore facilità.

Per sviluppare resilienza e migliorare l’ecosistema interno, abbiamo bisogno di affidarci a tecnologie di automazione dei processi che migliorino l’efficienza e incrementino i profitti: le soluzioni digital per la gestione dei supplier supportano le aziende nella valutazione e nella selezione dei fornitori, nella gestione dei pagamenti puntuali e nel monitoraggio dei principali KPI.

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Il Procurement e i vantaggi dell’automazione

Non possiamo più permetterci di gestire i fornitori con processi manuali e obsoleti. Non abbiamo più il tempo di compilare moduli cartacei. Non riusciamo a rispondere a milioni di richieste telefoniche.

La scelta, la valutazione, l’onboarding e la gestione dei fornitori e delle attività di Procurement ha bisogno di essere automatizzata per garantire alle organizzazioni una crescita continua e sostenibile.

In che modo la tecnologia trasforma i processi di Procurement? Quali sono i vantaggi connessi all’implementazione di soluzioni digitalizzate?

I software e le soluzioni di Procurement sono utili per automatizzare i flussi di lavoro, velocizzare le approvazioni, garantire l’accesso ai dati.

Vediamo quali sono i benefici diretti e le ricadute positive di una soluzione di automazione sul ciclo P2P ovvero S2P.

La semplicità: le tecnologie semplificano il processo di Procurement e permettono alle aziende di gestire i fornitori da un’unica piattaforma cloud, sicura e attendibile.

La trasparenza: una relazione duratura si basa su un rapporto di fiducia. Dare ai fornitori l’opportunità di avere visibilità sugli ordini di acquisto, sulle richieste di preventivo, sui pagamenti, permette di gestire con la massima trasparenza il rapporto di fornitura e trasformare i supplier in partner aziendali.

Il risparmio di tempo: eliminare le attività manuali connesse all’inserimento dei dati, all’onboarding dei fornitori, alla redazione dei contratti e alla preparazione dei documenti permette ai collaboratori che lavorano negli uffici acquisti di velocizzare le operazioni e ottimizzare i processi di Procurement.

Inoltre, le persone possono dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.

La riduzione degli errori: questo punto si collega al precedente. Sappiamo bene che il problema principale della gestione manuale è la possibilità di commettere errori di battitura, alcuni dei quali possono compromettere la relazione con i fornitori. Le tecnologie che automatizzano i processi manuali permettono alle aziende di ridurre o azzerare le sviste sulla preparazione dei documenti ed evitare equivoci o conteggi sbagliati. 

La scalabilità: affidarsi a una soluzione di automazione permette alle imprese di rendere scalabile il business e crescere con continuità per raggiungere gli obiettivi di fatturato.

Fare Procurement strategico significa avere l’opportunità di prendere decisioni informate sulla gestione del budget e delle spese per poter allocare le risorse in modo adeguato in tutti i reparti aziendali: avere accesso in tempo reale ai dati e alle uscite permette di valutare con oggettività le spese e scegliere i fornitori migliori per incrementare la qualità dei propri prodotti o servizi.

In sintesi, l’automazione migliora e facilita il Procurement perché:

• garantisce conformità,
• semplifica i processi,
• velocizza le attività,
• dona visibilità,
• azzera i rischi.

Come funziona una soluzione di automazione per il processo di Procurement?

Lo spieghiamo nel Solution Summary “Procurement Automation: Trasformare gli acquisti in un’esperienza veloce e facile da gestire”.

Procurement: le fasi più importanti

Quando dobbiamo scegliere un nuovo fornitore per la nostra azienda, facciamo molteplici ragionamenti sulle opportunità che offrono i supplier analizzati, sui costi dei prodotti, sull’utilità del rapporto.

Ricordiamo un aspetto rilevante: impariamo a scegliere i fornitori non solo in base al prezzo, ma soprattutto per la qualità del prodotto o servizio offerto e per il tipo di relazione che possiamo instaurare.

E gestiamo l’analisi senza fretta, per evitare di compiere scelte sbagliate: la gestione dei fornitori è un’attività strategica.

Quali sono le macro-fasi del Procurement a cui prestare attenzione?

1. L’onboarding dei fornitori e la loro integrazione completa in azienda.
2. La gestione delle richieste dei fornitori.
3. La redazione dei contratti.

C’è una soluzione di automazione per gestire ogni passaggio, anche il più delicato, e consentire alle aziende di lavorare con i fornitori giusto, in modo semplice e fluido.

Per approfondire il tema della gestione dei fornitori e dell’innovazione del Procurement, scrivi una e-mail a sales@esker.it