AI: come può ottimizzare l’automazione degli Ordini EDI? – Parte II

Aurelien Coq – Product Manager O2C di Esker – spiega come l’AI permetta alle aziende di arricchire l’automatizzazione degli ordini EDI velocizzando e facilitando l’elaborazione degli stessi: seconda parte.

Nel precedente articolo pubblicato, ho raccontato di una soluzione di Order Management basata sul machine learning e il deep learning.
In questa seconda pubblicazione ci focalizzeremo sulle differenze tra i due approcci, analizzando come possono essere complementari.

EDI e AI: due diverse visioni dell’automatizzazione

EDI si basa su una filosofia per la quale gli scambi non prevedono alcun intervento umano.
L’AI è diversa: avendo come principio quello di imitare l’intelligenza umana, è più facile immaginare una collaborazione tra macchine e persone.
L’AI viene già utilizzata per aiutare gli uomini a svolgere alcuni compiti: nel settore dell’automotive per viaggiare, in campo medico per individuare malattie, nelle aziende per l’inserimento di ordini in un sistema ERP.
Utilizzata per ottimizzare la gestione dei processi, i compiti dell’intelligenza artificiale sono quelli di identificare le informazioni chiave di un documento aziendale, rilevare un’anomalia nei dati e analizzarli in maniera approfondita.
EDI mira ad una completa sostituzione dell’interazione umana mentre l’AI cerca di facilitare i compiti dei dipendenti di un’azienda.

Il processo di acquisizione degli ordini ha bisogno di flessibilità

La capacità di adattarsi al cambiamento e la flessibilità sono due requisiti fondamentali per le imprese che desiderano rimanere competitive nel XXI secolo.
La fiducia tra un cliente e il suo fornitore non si basa più sul prezzo e sulla qualità del prodotto o del servizio ma sul valore della Customer Experience.
I clienti cercano fornitori con cui sia facile lavorare: vogliono effettuare gli ordini in modo semplice senza dover rispettare regole o formati particolari, inseguono soluzioni per apportare modifiche ai loro ordini e pretendono di ricevere consigli e raccomandazioni sui prodotti di loro interesse. Gli scambi tra i partner commerciali richiedono quindi doti come la scalabilità, l’adattamento e l’interpretazione.
I sistemi EDI mancano di agilità per soddisfare questi requisiti: la loro scarsa adattabilità è la principale ragione per cui gli scambi aziendali non sono stati completamente automatizzati con questo sistema.
L’EDI viene oggi utilizzato per un’ampia quota di scambi di ordini B2B e, nonostante la tecnologia sia in circolazione da molto tempo, non è riuscita a conquistare un posizionamento globale: l’aumento percentuale di ordini EDI rimane sempre limitato.

AI per migliorare gli scambi EDI?

EDI svolge un ruolo ben definito nell’automazione dei flussi degli ordini e l’AI non si adatta alla sostituzione di questi scambi digitalizzati ma potrebbe compensare le carenze EDI e fornire agilità ai processi digitali rigidi.
Facciamo un esempio concreto: l’AI può rilevare sistematicamente eventuali anomalie in base allo storico degli ordini di un cliente e impedire che un uno di questi, con quantità insolite e potenzialmente errate, venga creato automaticamente nel sistema ERP.
Un errore in una quantità o unità di misura può avere impatti significativi per il fornitore, come la restituzione della merce o il suo deperimento, l’emissione di una nota di credito per il cliente e la perdita di un rapporto di fiducia commerciale.
L’AI risolve anche i problemi ricorrenti in EDI relativi alle referenze dei prodotti.
Mi spiego meglio: il sistema EDI del cliente deve essere aggiornato in modo costante con i riferimenti degli articoli del fornitore; quando il catalogo del fornitore cambia, questi dati devono essere rivisti sia tramite EDI che con passaggi manuali eseguiti dall’IT interno.
Un sistema intelligente basato su AI permette di visualizzare – in un formato comprensibile agli utenti e alla macchina – gli ordini EDI che sono in errore a causa di codici prodotto non aggiornati: il Customer Service incaricato dell’elaborazione degli ordini è quindi in grado di correggere i codici come si farebbe per gli ordini via fax o e-mail.
Oltre a responsabilizzare i collaboratori aziendali, il machine learning può identificare in modo trasparente queste correzioni e applicarle automaticamente agli ordini futuri dei clienti, con l’obiettivo di ridurre la quantità di lavoro manuale e ripetitivo.
In un processo solo EDI il team deve adattarsi al linguaggio del computer per gestire le eccezioni; con l’AI è il computer ad adattarsi al linguaggio umano, a vantaggio dei collaboratori del gruppo commerciale incaricati dell’elaborazione degli ordini.

EDI + AI = efficienza + flessibilità?

L’AI permette alle aziende di arricchire il processo degli ordini EDI aggiungendo funzionalità per velocizzare e facilitare l’elaborazione degli ordini: fornisce ai Customer Service una visibilità totale su tutti gli ordini, indipendentemente dalla loro fonte e-mail, fax, EDI o portale.

L’intelligenza artificiale apporta diversi vantaggi:
– garantisce trasparenza e flessibilità agli utenti
– lascia spazio alle capacità cognitive umane nella gestione di casi speciali
– si adatta al cambiamento

Queste caratteristiche sono in netta contrapposizione al processo EDI, completamente automatizzato e IT-driven, senza spazio di manovra.
L’AI fornisce visibilità e agilità all’inflessibile sistema EDI e valorizza le persone ponendole al centro degli scambi aziendali e offrendo un vantaggio competitivo nel miglioramento dell’esperienza del cliente.

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