AI: come può ottimizzare l’automazione degli Ordini EDI? – Parte I

Aurelien Coq – Product Manager O2C di Esker – spiega come l’AI permetta alle aziende di arricchire l’automatizzazione degli ordini EDI velocizzando e facilitando l’elaborazione degli stessi.

EDI e AI: alcuni cenni storici

L’ Electronic Data Interchange (EDI) è un sistema che sostituisce i tradizionali documenti cartacei e consente alle aziende di scambiare informazioni in formato elettronico.

Attraverso l’uso di file strutturati e standardizzati, EDI è stato progettato per automatizzare gli scambi di documenti come gli ordini di acquisto, le bolle di consegna e le fatture.

EDI non è una tecnologia recente: già agli inizi degli anni ‘80 veniva utilizzata per lo scambio di dati tra aziende e fra due sistemi ERP senza alcun intervento umano e senza dover reinserire i dati manualmente.

L’Intelligenza Artificiale (AI) è un concetto ideato ancora prima di EDI, negli anni ’50, agli albori dell’informatica.

Inizialmente l’AI veniva implementata alle macchine con l’obiettivo di imitare il comportamento e l’intelligenza umane.

L’interesse per l’intelligenza artificiale non è stato sempre uguale nel tempo e solo a partire dal 2010 venne presa nuovamente in considerazione. In quell’anno ci sono stati grandi progressi tecnologici grazie alla combinazione di tre elementi: computer ad alta capacità di elaborazione, algoritmi statistici e matematici e un facile accesso ad una grande quantità di dati.

Il Machine Learning e il Deep Learning hanno permesso alle macchine di battere i migliori esseri umani in Jeopardy (Watson, 2011) e The Game of Go (Deep Blue, 2015), obiettivo che solo fino a qualche anno prima sembrava irraggiungibile.

L’Intelligenza Artificiale viene oggi utilizzata in tante situazioni (da Siri fino ad applicazioni in ambito medico o trasporti); riteniamo però che possa essere applicata anche all’automatizzazione dell’elaborazione dei documenti, in particolare agli ordini dei clienti.

Sappiamo che EDI consente l’automatizzazione degli ordini di vendita e che l’AI può essere utilizzata in questo campo.

Quali sono quindi le differenze fra i due sistemi e le best practice da seguire?

Automatizzazione degli ordini: EDI o AI?

Con EDI, il cliente e il suo fornitore devono concordare un formato di dati che verrà utilizzato per effettuare gli ordini, ovvero quel linguaggio comune che sarà usato e compreso dalle macchine di entrambe le parti.

Questo codice verrà scelto fra quelli già realizzati come, ad esempio: UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 XML, TRADACOM, UBL; ognuno dei quali ha diverse varianti.

Il processo dietro al sistema EDI è simile a quello che osserviamo per le lingue: ci sono una moltitudine di idiomi parlati sul pianeta, con dialetti locali a volte non definiti; il francese che parlo a Lione è leggermente diverso da quello che parlo nella mia regione natale delle Hautes-Alpes.

Gli esseri umani sono in grado di adattarsi in modo intelligente per capire o ridefinire velocemente le parole non comprese la prima volta: al contrario i sistemi EDI non hanno queste capacità e non funzionano anche se la differenza di formato è minima.

Per le comunicazioni EDI, i partner devono definire il protocollo tecnico che verrà utilizzato per trasferire i dati, spesso SFTP, AS2 o AS4. Ogni connessione EDI tra i partner commerciali è come un piccolo progetto informatico che coinvolge i team tecnici per collegare i due sistemi, testare il flusso dei documenti e accertarsi che tutto funzioni senza intoppi.

La filosofia di EDI si basa su un concetto chiave: una volta implementato il flusso, non si devono più toccare o addirittura vedere gli ordini prima che siano integrati nell’ERP del fornitore.

L’AI ci permette di affrontare il problema dell’automazione da un altro punto di vista: usando le tecnologie di deep learning, possiamo allenare un algoritmo con centinaia di migliaia di ordini del mondo reale per creare una rete neurale esperta nell’acquisizione dei dati dagli ordini di vendita.

È come se concentrassimo un’intelligenza umana molto specifica in un piccolo cervello digitale.

Questa rete neurale è competente per un compito molto specifico: trovare informazioni chiave seguendo una sequenza come il numero d’ordine, la data di consegna desiderata, gli articoli ordinati, le loro quantità, i prezzi.

AI è in grado di riconoscere automaticamente più dell’80% dei campi sui nuovi ordini – fino a quel momento mai processati – dei clienti e di ridurre l’immissione dei dati da parte degli utenti.

Un secondo livello di AI basato sull’apprendimento automatico può migliorare ulteriormente il riconoscimento memorizzando le azioni degli utenti eseguite su campi non identificati o poco riconosciuti.

La macchina apprende in modo evidente, vantaggio che aumenta progressivamente i tassi di automazione.

Sono necessari impegno e molti dati per sviluppare una piattaforma che utilizzi l’AI in questo modo.

Quando le due tecnologie vengono incorporate direttamente in una soluzione di gestione degli ordini SaaS, il vantaggio è immediato e fin dal primo giorno la maggior parte del lavoro può essere svolto dalla macchina, consentendo ai collaboratori dell’azienda di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto come la cura del cliente.


Una differenza importante tra i due approcci è che con l’AI non si punta sempre alla perfezione: l’obiettivo non è quello di avere una automazione completa con il 100% degli ordini elaborati solo dalle macchine e integrati automaticamente con l’ERP.

Il fine è piuttosto quello di avere una combinazione fra intelligenza artificiale e umana: ad esempio il 95% dei compiti sarà eseguito dalla macchina e il 5% dai collaboratori che dovranno gestire casi specifici o convalidare visivamente l’ordine e approvarlo con un solo click.

EDI e AI: la soluzione per l’equazione tra business e tecnologia

EDI è una delle modalità più intuitive per automatizzare gli ordini e a volte viene imposto alle aziende dai clienti o dalla legislazione, senza possibilità di scelta sul suo utilizzo.

I recenti progressi dell’Intelligenza Artificiale consentono oggi alle aziende di raggiungere ottimi tassi di automazione senza dover realizzare lunghi e costosi progetti informatici: invece di definire con precisione quale formato o protocollo EDI utilizzare, si deve semplicemente condividere un ordine in formato PDF via e-mail, azione facile e immediata per entrambi i partner commerciali.

AI offre tassi di automazione vicini a quelli dell’EDI per un costo di implementazione molto più basso: diventa oneroso puntare ad un’automazione EDI totale che richiede mesi e non sarà mai implementata nell’intero flusso di ordini.

Nel prossimo articolo spiegherò come AI faciliti l’uso di una soluzione di automazione degli ordini fornendo una notevole flessibilità di intervento umano.

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