Non molto tempo fa, la trasformazione digitale della supply chain era radicata nell’idea di standardizzare i processi aziendali attraverso l’uso di sistemi ERP. La proposta di valore dell’ERP era quella di centralizzare e standardizzare i processi aziendali interni ed esterni, ottenere una certa flessibilità e risparmiare sui costi operativi. Sebbene le funzionalità di base e l’organizzazione che i sistemi ERP hanno apportato alle aziende siano state inizialmente trasformative, tuttavia hanno lasciato alcune lacune da colmare nella supply chain.
Inoltre, la visione di un’unica impresa e di un unico sistema ERP non rispecchia la realtà odierna: la complessità spesso rappresenta la regola e non è raro che un’azienda abbia diversi ERP in uso. Ad esempio, quando le aziende crescono attraverso attività di fusione e acquisizione, si crea la necessità di assorbire le più disparate applicazioni ERP che, nel tempo, possono creare inefficienze significative, oltre alla dispersione di tempo e risorse. Alcune aziende gestiscono anche sistemi ERP diversi, ognuno dei quali richiede un’attenzione particolare nonostante sia basato sulla stessa piattaforma.
Quando si parla di soluzioni di automazione, il primo istinto delle aziende è quello di installare il flusso di lavoro all’interno del sistema ERP. Tuttavia, questa scelta può avere numerosi effetti negativi, tra i quali importanti investimenti in termini di tempo e denaro, limitazioni funzionali, un enorme carico di lavoro delle risorse allocate alle applicazioni ERP principali, la discontinuità del flusso di lavoro e disagi per gli utenti.
Le soluzioni che risiedono al di fuori del sistema ERP, invece, si integrano perfettamente con i sistemi esistenti e consentono le medesime funzionalità senza i tempi, i costi e i rischi aggiuntivi derivanti dall’implementazione di uno strumento all’interno del sistema gestionale.
Il valore più grande è proprio la capacità di introdurre un processo standardizzato in ambienti multi-ERP con requisiti diversi. L’integrazione, inoltre, permette all’azienda di non dover sostituire un sistema che funziona bene ma di sfruttarne le più disparate funzionalità, facendo dialogare i diversi sistemi tra di loro.
L’automatizzazione permette, altresì, anche un alto livello di collaborazione tra gli utenti e di elaborare più informazioni che possono essere consultate da diverse persone in tempo reale.
La gestione di tutti i processi all’interno di un’unica piattaforma e l’univocità dei dati contribuiscono alla riduzione di errori e il risparmio di tempo dedicato ad operazioni ripetitive, lasciando quindi spazio alla gestione di attività più strategiche e importanti per lo sviluppo del business aziendale.
In un ambiente esterno all’ERP, le aziende e i dipartimenti beneficiano di:
- Dati condivisi e consolidati tra più applicazioni aziendali
- Flessibilità nell’includere nel flusso di lavoro altri reparti o fasi di pre/post-processing
- Accesso istantaneo ai documenti e agli audit trail al di fuori dell’applicazione ERP
- Notifiche immediate via e-mail quando i documenti devono essere approvati
- Facile implementazione tramite un browser web
- Aumento dei controlli interni e mantenimento della continuità operativa anche durante la migrazione dei sistemi IT o in presenza di share service center
- Tracciamento e monitoraggio delle attività tramite dashboard
Queste tecnologie offrono, infine, la possibilità di automatizzare molti processi dei cicli P2P e O2C attraverso un’unica piattaforma cloud.
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