Scusa: ma tu, che lavoro fai?

La soluzione Procure-to-Pay di Esker spiegata da Federico Zocchi.

Questa estate Alberto Porta ha lanciato l’idea di spiegare, attraverso gli articoli del Blog, le diverse soluzioni proposte dalla nostra azienda: il progetto prevede che i collaboratori di Esker Italia intervengano in modo diretto e spieghino con parole semplici e chiare cosa possiamo offrire ai nostri clienti.
Oggi è il turno di Federico Zocchi, il nostro sales che rappresenta la soluzione P2P di Esker, il Procure-To-Pay: che significato ha questo termine? Perché abbiamo chiamato così un nostro servizio?
La parola a Federico.

Scusa: ma tu, che lavoro fai?
La domanda che ho scelto come titolo per questo articolo è quella che spesso mi pongono parenti ed amici quando cercano di capire che ruolo io abbia in azienda.
Potrei rispondere in questo modo:
“Mi occupo dell’intero ciclo passivo proponendo ai miei clienti la soluzione procure-to-pay che li aiuta a gestire l’onboarding del fornitore, i pagamenti e la supply chain grazie ad una piattaforma Cloud-based utilizzando tecnologie AI e RPA”.
Ah ah.
Secondo voi potrebbero comprendere il vero scopo del mio lavoro? No.
Quindi oggi cambio tono e vi spiego in termini semplici e più colloquiali che cosa significhi P2P per Esker, tenendo conto che alcuni termini in inglese fanno ormai parte del nostro vocabolario.

La soluzione procure-to-pay di Esker (che tradotto letteralmente significa dall’approvvigionamento al pagamento) è nata per semplificare e velocizzare l’intero ciclo passivo delle aziende, quell’insieme di processi che comportano delle relazioni fra fornitori, clienti e magazzino.
Si tratta dell’intero flusso che parte dall’onboarding – l’acquisizione – del fornitore sino alla registrazione delle fatture e dei pagamenti che interessano quest’ultimo.
L’obiettivo delle nostre soluzioni, dei nostri servizi, è quello di rendere automatici alcuni processi aziendali, utilizzando le nuove tecnologie digitali sia a livello software che hardware.
La soluzione elaborata da Esker per la gestione del ciclo passivo permette di mettere in comunicazione fornitori e clienti attraverso due moduli che hanno funzioni diverse ma che sono integrati fra di loro: vediamone uno alla volta.

Il primo modulo è quello del Procurement.
Si tratta di un applicativo destinato agli uffici acquisiti, utilizzato per instaurare un dialogo continuativo con il fornitore.
Attraverso la soluzione possiamo decidere che prodotti acquistare in piena conformità con i canoni e i brand aziendali, rispettando la policy al 100%.
Il servizio consente di tracciare il soggetto che procede con la richiesta di acquisto e tutto l’iter di approvazione a seguire.
Una volta ottenute tutte le convalide, dalla richiesta viene generato l’ordine di acquisto: quest’ultimo è mandato automaticamente al fornitore che ha la possibilità di erogare il prodotto o il servizio al cliente.

Fatto questo, il fornitore invia la fattura e qui entra in gioco il secondo modulo: gestione fatture fornitori.
La soluzione permette la gestione completa delle fatture dalla loro ricezione sino alla registrazione: il maggiore vantaggio di questo modulo è legato alla sua multicanalità e alla capacità di recepire le fatture in diversi formati. Una fattura può infatti arrivare da piattaforme statali, da gestionali differenti oppure via FAX.
Quando la fattura viene emessa in formato digitale, è già pronta per essere processata dalla soluzione e registrata automaticamente.
Nel caso in cui la fattura abbia un formato cartaceo, il cervello tecnologico di Esker riconosce ed estrae le informazioni del documento trasformandole in contenuti digitali.
Quest’ultima funzione abbatte tutte le attività manuali legate alla registrazione delle fatture, riducendo i tempi di gestione delle stesse e ottimizzando efficienza ed efficacia: sapete quanti errori di digitazione evitiamo con questo piccolo accorgimento?

Grazie ai due moduli offriamo ai nostri clienti un servizio completo che comprende l’approvazione delle fatture e il monitoraggio costante e preciso dei dati attraverso report e KPI (key performance indicator, gli indicatori chiave di performance) adattabili alla situazione del cliente.
Abbiamo pensato ad una soluzione flessibile e personalizzabile secondo le esigenze di ogni business e di ogni mercato: questi sistemi di automatizzazione del ciclo passivo si possono implementare nelle grandi aziende ma anche nelle realtà di medie dimensioni che hanno la necessità di eliminare le procedure manuali e innovare i sistemi produttivi.
Quando propongo i servizi ai miei clienti sono certo di poter offrire un alto livello di accessibilità ai dati e di fruibilità grazie alla piattaforma Cloud con la quale lavoriamo, che garantisce un collegamento costante con qualsiasi dispositivo esterno connesso alla rete: non solo quindi da desktop ma anche da mobile con l’applicazione Esker Anywhere™.

Quali sono i vantaggi a livello pratico?
Uno dei vantaggi principali della nostra soluzione è sicuramente il monitoraggio della spesa effettiva: il controllo continuo e in tempo reale (che da noi si chiama follow up in real time) delle richieste di acquisto, del budget e di tutti gli ordini in corso, permette una gestione accurata ed oculata del flusso di cassa.
Avere la percezione esatta delle entrate e delle uscite aziendali, del fatturato e della liquidità permette ai clienti Esker di non perdere mai il focus sulla situazione economica nella sua globalità: è come se poteste sbirciare nel portafoglio dell’azienda ogni volta in cui avete bisogno di capire quanti soldi vi restano per effettuare un investimento.
Il P2P ha l’obiettivo di semplificare tutto il ciclo passivo legato alla fatturazione, portando il cliente ad avere piena consapevolezza sulla liquidità e sulla chiusura della gestione finanziaria.
Il più grande beneficio della soluzione è l’ottimizzazione della comunicazione con il fornitore: i rapporti lavorativi si basano sulle relazioni tra persone, sulla costruzione di un legame di fiducia che va ben oltre l’utilizzo di strumenti tecnologici.
La conoscenza reciproca migliora la qualità e la tempestività di tutte le comunicazioni, con un conseguente affinamento del benessere aziendale.

Quali sono le domande più frequenti poste dai clienti?
Sono tre le domande che i clienti potenziali mi pongono quando cercano di comprendere tutte le funzionalità della soluzione P2P.
La più gettonata è questa: “Quindi voi offrite un gestionale, vero?”
NO: noi non siamo un gestionale; Esker propone una serie di servizi che sono complementari a quelli di un classico gestionale con lo scopo di ottimizzare i servizi offerti dal gestionale stesso.
La seconda domanda per ordine di frequenza è: “Offrite servizi in outsourcing?
NO: l’obiettivo di Esker è quello di dare in mano al cliente tutte le soluzioni, i software e i programmi utili a migliorare il business, che vengono gestite in house dal cliente stesso.
Il nostro ruolo è quello di consulenti esterni: con visite periodiche, analisi dei report e disponibilità per l’assistenza tecnica, insegnando al cliente ad usare la soluzione proposta.
La standardizzazione di un servizio gestito in outsourcing porta spesso inefficienze all’interno delle realtà aziendali.
Terza domanda: “Quindi voi fornite software OCR?”
NO, per noi il sistema di riconoscimento ottico dei caratteri è un elemento di contorno utile ad estrarre le informazioni di una fattura trasformandole in dati digitali.

La soluzione P2P di Esker è uno strumento completo composto da più elementi che migliorano tutti gli aspetti del ciclo passivo aziendale.
Le nostre parole chiave sono il monitoraggio constante, il flusso di lavoro organizzato e fluido, l’integrazione, l’accessibilità, la fruibilità: questi concetti che fino a qualche tempo fa erano astratti, sono diventati concreti grazie a strumenti tecnologici che possono essere implementati in qualsiasi realtà.
Pensiamo per esempio alla nostra App: grazie ad uno smartphone connesso alla rete è possibile gestire le richieste, gli ordini di acquisto e le fatture anche quando non si è fisicamente presenti in azienda.

Che cosa ci distingue dai competitor?
Sono tre i principali elementi che rendono Esker diversa dai concorrenti che operano nel campo dell’automatizzazione e del digitale.
Il primo riguarda sicuramente la nostra struttura: siamo una azienda dal respiro internazionale in grado di gestire la fatturazione in tutti i Paesi del mondo in conformità con ogni normativa.
Il secondo punto di forza è l’architettura della nostra piattaforma Cloud di proprietà: le soluzioni che proponiamo ai nostri clienti si appoggiano su server di alta qualità distribuiti in diverse aree del mondo. La sicurezza e la qualità sono sempre in primo piano.
La vera forza di Esker? È la consulenza: siamo sempre presenti per i nostri clienti e disponiamo di un’esperienza acquisita in una realtà di scala internazionale, che condividiamo ogni giorno.
Gli aggiornamenti delle soluzioni Esker sono rilasciate dalla casa madre ogni 15 giorni e con la stessa cadenza (a volte anche più spesso) ci confrontiamo per essere allineati agli standard qualitativi più recenti.
La conoscenza profonda di ogni cliente ci permette di sviluppare le soluzioni su esigenze specifiche, dando tutta la nostra disponibilità.

Quindi, alla fine, che lavoro faccio?
Anche se nella mia job description vengo definito sales, il mio reale lavoro è quello di consulente.
Una volta entrato in contatto con un potenziale cliente, il mio primo obiettivo è quello di capire come è organizzato e gestito il ciclo P2P all’interno dell’azienda per poi individuare le aree di miglioramento grazie all’implementazione della nostra soluzione o solamente di alcuni moduli. In parole semplici: collaborando con la squadra di consulenti tecnici, individuo l’abito perfetto da ritagliare capace di massimizzare la produttività in ogni singola situazione.

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