Order Management: è arrivato il momento di automatizzare.

Sappiamo come ti senti in questo momento: appeso ad un filo.
Sei consapevole dei vantaggi che la trasformazione digitale può apportare nella tua azienda, avresti la necessità di automatizzare il processo di gestione degli ordini ma nessuno ti ascolta.
Perché?
Te lo diciamo noi: perché spesso le aziende sottovalutano i vantaggi dell’automatizzazione del ciclo O2C e lo accantonano in un angolo dando priorità ad altri aspetti della vita d’impresa.

Tu sai benissimo che così non è affatto, anzi: in un momento storico delicato e stravolto da una crisi sociale ed economica inaspettata, sei convinto che la gestione dei flussi di cassa e la liquidità dipendano in gran parte dalla correttezza del processo di order management dell’azienda.

Tu, che con gli ordini dei clienti ci lavori ogni giorno, hai piena coscienza di tutto il ciclo e quotidianamente ti confronti con situazioni ormai surreali.
Qualche esempio?
Gli ordini vengono inseriti a mano – a mano, gente, nel 2021 – dai clienti su una piattaforma online oppure arrivano sparsi via e-mail; una volta giunti nel sistema ERP si mettono in coda come alle poste e aspettano che qualcuno del Team CSR risolva gli errori e li processi per l’evasione.
Un tantino lunga, la trafila.
Magari si salvano gli ordini EDI? No, sarebbe troppo bello: si mettono in coda anche loro e aspettano il turno per essere evasi.

Cosa comporta questo obsoleto modo di lavorare? Ritardi, problemi e stress.
In primis, non si ha visibilità sui campi che il cliente ha compilato per l’inserimento degli ordini e non si può intervenire subito, quindi: chiama il cliente, fatti dare le informazioni mancanti, compila a mano e bla bla bla.
Il file EDI originale, poi, non sempre viene letto nel modo corretto e l’ordine risulta inserito a metà.
Gli errori aumentano senza tregua e il team CSR trascorre le otto ore lavorative – quando sono sufficienti – a inserirei gli ordini che arrivano via e-mail e a correggere manualmente gli errori sugli altri.

Ma non è finita: gli ordini via e-mail arrivano tutti ad una casella di posta generica dedicata al servizio clienti, diversa da quelle gestite dai singoli account dei CSR. Che confusione.

Sì, hai ragione: è arrivato il momento di fare qualcosa per cambiare la situazione.
Se nessuno in azienda ti ascolta e se ai livelli superiori non hanno ancora compreso quanto sia difficoltoso gestire gli ordini con queste modalità, devi solo fare una cosa: scarica adesso il White Paper

The Case For Order-to-Cash Automation: Strategies & Insights To Get Your Business On Board

Nella guida trovi infatti una serie di spunti interessanti sull’automatizzazione dell’order management e sui vantaggi reali che apporta in azienda, focalizzando gli interventi sulle aree critiche.
Il concetto da trasmettere a chi dovrà approvare il tuo progetto è semplice: la trasformazione digitale dei processi aziendali non è un costo ma un investimento.

Un investimento per il futuro di tutta l’impresa nella sua globalità che apporta valore al lavoro dei collaboratori, ottimizza tempi e metodi e conduce al successo.
Quali sono gli argomenti su cui fare leva per convincere il top management a implementare i processi di automatizzazione?
Focalizza la tua attenzione su quattro punti principali che discuterai davanti ai tuoi superiori:

  1. L’automazione O2C ha un impatto positivo su tutta l’organizzazione aziendale.
  2. L’automazione O2C non sostituisce il ruolo del Team CSR ma si integra con in capitale umano per ottimizzare i punti di contatto e snellire il lavoro.
  3. L’automazione O2C è un processo troppo importante in azienda e non può passare in secondo piano.
  4. L’automazione O2C è sinonimo di sicurezza e di efficienza, base solida su cui costruire il futuro.

Cosa fare prima di implementare un processo di ottimizzazione del ciclo O2C?
Se hai intenzione di automatizzare davvero la gestione degli ordini in azienda, devi essere preparato ad affrontare la sfida della digitalizzazione.
Ti suggeriamo di lavorare su quattro step base:
1. Definisci i tuoi obiettivi.
Non esiste strategia senza obiettivi: definisci a priori quali sono le aree del processo O2C che vuoi automatizzare e con che tipo di soluzione; fai un elenco dei problemi da risolvere consultando i tuoi colleghi e stabilisci delle tempistiche.
2. Analizza i dati e prepara dei report.
Confronta la situazione attuale della tua azienda con una realtà simile che abbia già implementato dei processi automatizzati; presenta un progetto basato su dati statistici reali che appoggi in modo valido le tue convinzioni.
3. Pensa al futuro.
Lavora sui KPI e metti in discussione il business della tua azienda prevedendo cosa potrebbe cambiare nel prossimo futuro con una soluzione di automazione del ciclo O2C.
Quanto sarà più veloce l’elaborazione degli ordini? Quanto diminuiranno in percentuale gli errori?
Quanto potrai risparmiare in termini di tempo e denaro?
4. Consultati con gli stakeholder.
La tua proposta di trasformazione digitale del ciclo O2C sarà approvata solo se otterrai l’appoggio e la cooperazione degli stakeholder che hanno il potere decisionale ed esecutivo: coinvolgili nel progetto in modo attivo e confrontati con loro per ogni area che vorrai ottimizzare.

Ti chiederanno quali sono i vantaggi dell’automatizzazione del ciclo O2C.
Preparati a rispondere anche a questa domanda, non lesinare sul tempo da impiegare per preparare il tuo progetto: pensa ad una slide dedicata ai benefici ed elenca quelli di maggiore rilievo:
Ti suggeriamo qualche esempio di vantaggio diretto che potrai ottenere con l’automazione e nella guida trovi anche due interessanti Case Story dalle quali trarre spunto.

  • L’esperienza del cliente diventa più appagante.
  • I costi operativi del servizio clienti diminuiscono.
  • Si ottiene immediata visibilità sui dati.
  • Il lavoro si svolge su dashboard personalizzate.
  • Gli ordini sono tracciati ed elaborati elettronicamente.
  • Le richieste d’ordine sono processate secondo la loro priorità.
  • Gli eventuali errori vengono evidenziati per una rapida correzione.

Questi, per citarne alcuni.
Quando presenti un progetto ben strutturato, sarà difficile sentirsi dire “no” dal top management, vero?
Ti verrà posta un’ultima domanda: a chi affidare il lavoro di implementazione per avere una soluzione di automatizzazione con i fiocchi?

A quel punto della riunione, prendi lo smartphone e componi il nostro numero: 0331 65141

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