La tecnologia applicata ai processi di business: FENDI si racconta

Gli Esker Lunch Talk sono un momento di confronto durante i quali chiacchieriamo con i nostri clienti e partner per condividere con il pubblico belle storie.
Anzi: storie di successo.
La settimana scorsa ho avuto il piacere di intervistare Chiara Mariano, Account Payables Team Leader Europe & UK di FENDI insieme a Federico Zocchi e Alberto Porta, rispettivamente Sales Manager e Customer Experience Manager di Esker Italia.
In questo articolo vorrei raccontarti cosa è emerso dall’incontro, focalizzando l’attenzione su due tematiche:

  1. i benefici concreti della soluzione Esker,
  2. il ruolo del Customer Experience Manager.

FENDI, realtà italiana presente sul territorio dal 1925 e pilastro del settore lusso, ha iniziato il suo percorso con noi nel 2017, un momento particolare in cui l’azienda percepiva la necessità di cambiare e innovare i processi per gestire meglio i flussi di lavoro e fare uno step qualitativo.
Il viaggio che abbiamo compiuto non è stato sempre semplice, le sfide da superare sono state diverse, ma siamo riusciti a trovare un buon equilibrio proponendo la soluzione adeguata alle necessità aziendali.

La collaborazione con FENDI è iniziata in Asia e si è poi spostata anche in Italia quando l’azienda ha avviato un percorso di trasformazione dei propri processi amministrativi.
L’obiettivo è affrontare al meglio uno scenario con più ambiti e situazioni operative, che comprende negozi fisici, e-commerce e tutto quanto ruota attorno al suo ecosistema che, a livello globale, contribuisce alla produzione e distribuzione degli articoli a marchio FENDI.
Nel caso della fatturazione, FENDI partiva da una situazione ancora molto tradizionale legata soprattutto a flussi di documenti cartacei, gestiti manualmente.
A questo modus operandi si è aggiunto anche l’obbligo di fatturazione elettronica che ha cambiato i paradigmi dei processi di contabilità dell’azienda.
FENDI era ancora vincolata a una serie di processi arcaici che richiedevano stampa, autorizzazioni e gestione fisica dei documenti.
L’azienda subiva effetti negativi in termini di efficienza del lavoro, visibilità sulla documentazione e sullo stato dei processi di pagamento.
Grazie alla rapidità operativa che contraddistingue la realtà, è emersa l’esigenza di migliorare il servizio offerto agli utenti interni per generare maggiore valore ed eliminare quei punti deboli tipici della strada analogica, soprattutto a livello di condivisione e organizzazione del lavoro.

Scarica la registrazione completa dell’Esker Lunch Talk con FENDI.

Quale soluzione abbiamo proposto a FENDI?
Ora te lo spiego: nel 2017 abbiamo proposto all’azienda una soluzione per migliorare la contabilizzazione delle fatture passive – Accounts Payable, da qui in poi AP – che permette di gestire l’intero processo di fatturazione con diverse tecnologie come:

  • OCR dinamico (Optical Character Recognition), che lavora per parole chiave,
  • motore di intelligenza artificiale,
  • machine learning e deep learning.

La soluzione AP ha garantito con massima flessibilità la definizione di un workflow dinamico per velocizzare e digitalizzare il processo di approvazione.
Il valore aggiunto? Il sistema multi ERP internazionale, che integra più di 20 companies in tutto il mondo, con tre grandi poli che registrano le fatture nel quotidiano.
La AP si adatta alle aziende che lavorano in contesti multi-gestionali e multi-linguistici perché interpreta i dati in modo semplice e li rende disponibili subito.
In pratica, gli operatori lavorano con dati di alta qualità.
E garantiamo una copertura globale.

La soluzione di Esker ha migliorato la vita (professionale) di Chiara Mariano.
Chiara ci ha raccontato che grazie alla soluzione AP sono passati, in poco tempo, da una gestione tradizionale con fatture cartacee e un archivio ingombrante a una gestione digitalizzata.
L’azienda ha eliminato completamente (o quasi) i documenti cartacei e tutto il lavoro di gestione degli stessi (fotocopie, scansioni, doppi archivi) abbassando in modo notevole i costi di management.
Chiara ha focalizzato l’attenzione sulla velocità del processo: “Gli utenti di FENDI ricevono la fattura e la possono seguire dalla sua ricezione fino al pagamento, tenendola sempre sotto controllo in formato digitale. I nostri clienti ricevono il pagamento on-time e le tempistiche di registrazione si sono accorciate notevolmente”.
Con la soluzione di Esker la fattura viene subito letta e instradata correttamente senza alcun lavoro da parte dell’utente: si crea così in modo automatico una coda di lavoro fluida e senza errori.
Il team di FENDI può gestire più fatture e più documenti, con un flusso di lavoro solido e stabile: gli utenti hanno una visibilità completa sul processo in tempo reale e il management può lavorare su KPI concreti.
La soluzione AP permette all’azienda di gestire il carico di lavoro in base alle persone presenti in sede, e di interagire con le altre piattaforme.
Chiara ha anche sottolineato il vantaggio della personalizzazione della soluzione.
Con un solo sistema, integra fornitori, layout, countries e lingue a livello globale.
Il risultato? È migliorata la qualità del lavoro in tutta l’azienda perché ogni collaboratore può concentrarsi sulle mansioni a valore aggiunto.
Concentriamo il lavoro e le energie sugli aspetti più importanti” racconta Chiara.
Ottimi risultati in termini quantitativi e qualitativi.

La soluzione ha un impatto anche sul morale del team.
Flussi di lavoro agili e dinamici migliorano la qualità della vita in azienda per tutti i collaboratori.
Le fatture vengono registrate in modo veloce e preciso; possono essere approvate anche a distanza grazie all’APP Esker Anywhere. Il lavoro non ha mai momenti di stop forzato, tutto scorre in modo agile.
Non dimentichiamo che la soluzione garantisce una compliance normativa in tutto il mondo grazie alla presenza di un unico provider.

In questo processo, qual è il ruolo di Alberto Porta, Customer Experience Manager (CX)?
Dare valore al lavoro del cliente.
Il compito di Alberto è aiutare il cliente a migliorare l’efficienza e la produttività aziendali con l’uso della soluzione Esker. In che modo?

  1. Alberto ascolta le esigenze quotidiane del cliente.
  2. Le condivide con tutto il team Esker per trovare la soluzione migliore.
  3. Affianca il cliente nell’operatività del lavoro di tutti i giorni.

Il suo obiettivo è consolidare la conoscenza che il cliente ha della nostra piattaforma e identificare le criticità per migliorarle.

In che modo una figura come Alberto crea valore?
Il CX lavora a fianco del cliente per:

  • analizzare i dati
  • analizzare le statistiche d’utilizzo e le percentuali di automatizzazione
  • ricavare informazioni sui processi

Dopo un’accurata analisi, Alberto enfatizza quelle funzioni dei modelli di contabilizzazione che erano poco usate, valorizzandole nel modo più adeguato al cliente.
Lavora su dashboard, reportistica, tecnologia di riconoscimento automatico e molte altre features per aumentare le performance (che nel caso di FENDI erano già ottime).

Il percorso che FENDI ha compiuto con Esker ha permesso di usare la soluzione al 100% grazie a una persona come Alberto che ascolta e comprende le esigenze, trova la soluzione e la implementa nel più breve tempo possibile.
Stiamo lavorando per raggiungere alti livelli e sfruttare completamente la soluzione” dice Alberto.

Insomma: un bel valore aggiunto sia a livello umano che tecnologico.
A proposito, Esker si avvale dell’utilizzo di due tecnologie principali:

  1. Apprendimento automatico (machine learning): un algoritmo che impara dalle correzioni che l’utilizzatore apporta e consente di fornire dei dati informati su determinati campi.
  2. Apprendimento profondo (deep learning): estrapolazione dei dati da una determinata area del documento per usare solo ciò che davvero interessa al cliente.  

Il dato viene riconosciuto al 100%.

Questo Esker Lunch Talk è stato davvero utile e ha permesso anche a me di comprendere ancora meglio il funzionamento dei sistemi innovativi di Esker.
Una tecnologia che – per me – è magia!

Riccardo

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