Come ridurre il rischio di frode con l’automazione dei processi P2P: sei consigli.

La fonte dell’articolo che segue è un documento scritto da Emmanuel Olivier, Worldwide Chief Operating Officer di Esker.
La riflessione che facciamo oggi parte dal periodo storico che stiamo vivendo e si focalizza sull’utilità pratica delle soluzioni di Esker per le aziende.
Ogni giorno ci chiediamo cosa possiamo fare di concreto per far lavorare meglio e con maggiore serenità tutti i nostri collaboratori, clienti e fornitori.

Di seguito trovate sei consigli per ridurre il rischio di frode nelle aziende con l’automazione dei processi P2P.
Buona lettura.

Chiara

La gestione del rischio deve diventare una priorità.
La gestione del rischio e la prevenzione delle frodi è uno dei primi obiettivi dei dipartimenti amministrativi e finanziari, in un contesto caratterizzato da una forte instabilità economica.
Nell’ultimo anno, i problemi sui ritardi nei pagamenti sono triplicati, così come le attività fraudolente.
Secondo un’indagine di Euler Hermes France il 70% delle aziende è stato oggetto di almeno un tentativo di frode tra il 2018 e il 2020[1] e la paura di operazioni fraudolente continua a crescere.
Queste situazioni possono mettere in crisi il flusso di cassa di un’azienda e diventa necessario prevenire con soluzioni adeguate.
Il ciclo procure-to-pay (P2P) è il processo aziendale più a rischio di tentativi di frode perché copre tutte le transazioni e le interazioni con i fornitori.
La gestione del rischio dovrebbe essere una priorità: ottimizza ora i processi implementando pratiche organizzative efficaci che possano aiutare la tua azienda a proteggersi dalle frodi.
Vediamo insieme quali sono le migliori strategie per affrontare l’aumento delle attività fraudolente e delle anomalie di pagamento.

Come ridurre il rischio di frode: sei consigli.
1. Digitalizza i registri dei fornitori
L’automazione del ciclo P2P può facilitare questo tipo di valutazioni verificando automaticamente le informazioni caricate dal fornitore su un portale sicuro. Con la digitalizzazione è possibile controllare l’accuratezza delle informazioni esportate grazie ai riferimenti incrociati.
Il sistema permette ad aziende e fornitori di rispettare le normative e minimizzare i rischi.

2. Configura procedure sicure
Le soluzioni di automazione P2P offrono la possibilità di controllare l’accesso ai dati in base ai profili degli utenti. L’accesso e i permessi sono concessi in base a strutture protette e configurate stabilite a priori dalle aziende. Ti suggeriamo di separare l’assegnazione dei compiti per il ciclo P2P coinvolgendo più dipendenti: in questo modo assicuri che in ogni fase del processo – dalla creazione dei registri dei fornitori fino all’elaborazione delle fatture – i collaboratori abbiano accesso solo alle informazioni necessarie per svolgere i compiti assegnati.
Configurando queste regole e i canali di approvazione, ogni documento verrà inviato alla persona giusta senza perdite di tempo.

3. Traccia ogni azione e interazione
Le soluzioni di automazione P2P offrono visibilità e responsabilità perché tracciano e registrano ogni azione.
La tua azienda deve essere in grado di recuperare e fornire i registri di tutte le azioni che sono state intraprese, dimostrando di aver rispettato le procedure richieste dalla legge per mantenere i rapporti con i fornitori di servizi.
Le azioni e le interazioni dei dipendenti sono così documentate e l’azienda può dimostrare con sicurezza che ogni collaboratore abbia completato i compiti assegnati.
Immagina quanto può migliorare la visibilità sulle operazioni. La possibilità di riportare tutte queste informazioni riduce il rischio di frode anche per i tentativi interni.
Sai che il 47% delle attività fraudolente rilevate dalla ricerca Euler Hermes France sono effettuate dai dipendenti? L’automazione protegge la tua azienda.

4. Elabora rapidamente le fatture
I sistemi automatizzati per la ricezione e l’elaborazione delle fatture ti permettono di pagare in tempo i fornitori.
Le soluzioni comprendono sistemi di pagamento elettronici, avvisi di anomalia, strumenti di reporting, indicatori e procedure di gestione collaborativa. L’automazione delle fasi di elaborazione delle fatture dei fornitori accelera i tempi di pagamento e ne riduce i ritardi, evitando le sanzioni. La razionalizzazione della gestione fatture ha un impatto positivo sul flusso di cassa e migliora le relazioni con i fornitori.

5. Utilizza la riconciliazione automatica
L’automazione del ciclo P2P rileva le anomalie interne, che spesso sono un indicatore di frode.
Per esempio, quando le coordinate bancarie di un fornitore su una fattura non corrispondono alle informazioni inserite nel database, viene inviata una notifica.
Il reparto contabilità che riceve l’avviso può risolvere il problema direttamente con il fornitore, controllando la sua regolarità.
Anche le fatture possono essere automaticamente controllate con una verifica incrociata delle voci di un ordine o le discrepanze rilevate sulle bolle di consegna.

6. Stabilisci gli indicatori di flusso di cassa e gli strumenti di monitoraggio
Con automazione del ciclo P2P puoi creare indicatori e strumenti di misurazione personalizzati, che forniscono un monitoraggio in tempo reale e ad alta visibilità delle variazioni del flusso di cassa, delle relative previsioni, delle variazioni di attività e dei dati legati alle prestazioni del ciclo P2P. I manager finanziari e i team che si occupano di acquisti e contabilità, riescono a rilevare eventuali malfunzionamenti che possono portare a ritardi nei pagamenti.
Ciò permette loro di formulare strategie efficaci e utilizzare tutte queste informazioni per determinare e implementare i driver operativi.

Cosa puoi monitorare con gli indicatori che supportano l’efficienza del ciclo P2P?

  • La quantità di richieste di acquisto da approvare rispetto al budget rimanente.
  • La percentuale di fatture legate agli ordini.
  • Il tempo medio necessario per elaborare le fatture.
  • I tassi di eccezione durante l’elaborazione delle fatture.
  • Il tasso di penalità e gli importi delle penalità sostenute.

I dati forniti dall’automazione P2P ottimizzano i flussi di lavoro e creano visibilità: l’implementazione dei controlli interni e i processi automatizzati sono fonte di sicurezza.

Se scegli di automatizzare il ciclo procure-to-pay crei un sistema di protezione della tua azienda, migliori il benessere dei collaboratori e lavori con serenità.


[1] Euler Hermes-DFCG Survey, 2020

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