Come ottimizzare la gestione degli ordini? Gestire Fax, E-mail, EDI in un unico ambiente

Come arrivano gli ordini nella tua azienda?
Non è una domanda scontata: nonostante viviamo in un’epoca digitalizzata, sono ancora molte le imprese che utilizzano strumenti ormai superati per gestire gli ordini.
Vediamo insieme quali sono, perché sono fonte di inefficienza e da cosa potrebbero essere sostituiti.

Il caro, vecchio FAX
Sorpassato ma non obsoleto, il fax è ancora molto usato: circa il 30% delle aziende segnala che i propri clienti lo utilizzino per effettuare ordini.
Gli ordini gestiti via fax sono un costo che oggi è difficile ammortizzare: richiedono infatti un ambiente separato per l’elaborazione, costituito da macchinari e server in grado di registrare gli ordini e distribuirli ai CSR che a loro volta inseriscono i dati all’interno dell’ERP o del portale aziendale.

L’ordine via e-mail
Per eliminare un po’ di carta, alcune aziende inviano PO ai fornitori. Nonostante l’ordine non sia cartaceo, i CSR dei fornitori sono costretti a registrare i dati immettendoli a mano proprio come farebbero con un ordine via fax.
Questo lavoro manuale può causare errori e impedire al servizio clienti di dedicarsi ad attività di alto valore.

EDI: electronic data interchange
Quanti ordini EDI vengono realmente elaborati senza essere gestiti da un operatore?
Sono molte le aziende che utilizzano questo sistema, più moderno dei precedenti ma non così innovativo da garantire l’esattezza degli ordini.
Alcuni dati, come i dettagli dell’articolo, il riferimento, l’indirizzo o il prezzo, potrebbero essere errati nel file EDI: in questo caso l’ordine passa attraverso un workflow complesso che spesso coinvolge l’IT prima di essere inserito nel sistema ERP o nel portale aziendale.
Risultato? L’azienda impiega il tempo (e paga lo stipendio) di due team che svolgono lo stesso lavoro.

Come possiamo risolvere i problemi legati alla gestione degli ordini manuale?
Una prima soluzione potrebbe essere l’outsourcing, affidando l’automatizzazione dell’elaborazione degli ordini a ditte terze che, però, non conoscono direttamente l’attività e non condividono i valori del servizio clienti aziendale.
L’outsourcing non permette di gestire le eccezioni e i software del cliente e del fornitore potrebbero non dialogare causando rallentamenti.
Non è nemmeno possibile costringere i clienti ad adottare un sistema EDI: i costi e i requisiti tecnici per implementarlo e mantenerlo sono elevati nonostante la sua natura standardizzata e le modifiche dei formati sono spesso necessarie per soddisfare le esigenze delle singole aziende.

L’unica soluzione è l’automatizzazione.
L’elaborazione degli ordini via fax e e-mail richiede una soluzione che consenta di trasformare ogni ordine in ingresso in un format elettronico, permettendo ai clienti di continuare ad inviare ordini nel formato da loro preferito.
L’automazione e l’implementazione di una piattaforma cloud universale risolvono a monte il problema della gestione di tutti i processi legati agli ordini in arrivo: ogni ordine, indipendentemente dalle modalità di ricezione, viene elaborato, gestito e archiviato elettronicamente, semplificando il processo end-to-end.

Quali sono i vantaggi?

– Ottieni maggiore velocità e precisione: una soluzione di automazione degli ordini basata sull’AI acquisisce, indirizza e archivia gli ordini in arrivo, aiutando il CSR a eliminare l’immissione manuale di dati soggetta a errori che rallentano la spedizione e la consegna.

– Migliori l’esperienza del CSR: l’automazione della gestione degli ordini consente ai CSR di eliminare l’immissione dei dati consentendo loro di concentrarsi sulle attività rivolte ai clienti.
L’esperienza lavorativa risulterà più appagante e la motivazione dei collaboratori crescerà nel tempo.

– Riduci i costi: le aziende che automatizzano la gestione degli ordini risparmiano sui costi operativi, ottimizzano la produttività e ottengono una maggiore fidelizzazione del personale e dei clienti.

– Il ciclo O2C diventa armonioso: la digitalizzazione del processo semplifica il lavoro del servizio clienti e della supply chain, avvantaggia l’AR sul back-end, ottimizza il cashflow.

– Riesci a controllare e supervisionare tutto il processo: le informazioni sugli ordini in tempo reale e i KPI di reporting sono facilmente accessibili all’interno di una soluzione automatizzata che gestisce il flusso elettronicamente.

– Rendi felici i tuoi clienti con una customer experience di successo: l’automazione consente ai tuoi clienti di continuare a inviare gli ordini tramite le modalità preferite, dai visibilità ai processi e autonomia nella gestione.

Considera che gestire gli ordini di vendita in un sistema automatizzato costa il 32% in meno di un sistema manuale; un’azienda con un fatturato annuale di circa 2 miliardi di dollari risparmia 1 milione di dollari sul ciclo O2C.[1]

Storie di successo: benefici che rafforzano, potenziano e trasformano la tua azienda.
Come facciamo a comprendere se la nostra soluzione abbia davvero funzionato? Lo chiediamo ai nostri clienti e valutiamo il valore del ROI dopo aver automatizzato i processi.
Ti presentiamo due esempi di aziende che hanno ottenuto un grande successo grazie alle loro iniziative di trasformazione digitale utilizzando la soluzione di order management.
Potrebbe essere anche la soluzione giusta per te e il tuo team.

Viega >https://bit.ly/3zSeDea

“Il team di customer service prima registrava solamente ordini mentre ora ha la possibilità di gestire attività a valore aggiunto e ha l’opportunità di crescere all’interno dell’azienda”.
Director Of Customer Support | Viega Llc

Cerapedics> https://bit.ly/3jfQLdE

“L’automazione colma le lacune di ciò che SAP S/4HANA non può fare sul front-end. È questo tipo di flessibilità che la rende esattamente il tipo di soluzione di cui le aziende di dispositivi medici di oggi possono beneficiare”.
General Menager | Cerapedics


[1] Optimizing the End-to-End Order-to-Cash Process, 2020. APQC. Sponsored by Esker.

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