Accounts Payable: i vantaggi dell’automatizzazione.

Negli ultimi mesi abbiamo assistito ad un processo di evoluzione e trasformazione del dipartimento AP in tutte quelle aziende che si sono rese conto di quanto fosse importante automatizzare per dare continuità al lavoro.
Il microscopico, prepotente, aggressivo virus che in poco tempo ha chiuso in casa tutto il mondo, ha provocato una vera e propria svolta: i leader aziendali hanno aguzzato l’ingegno per sopperire alla situazione, dimostrando come le culture si evolvano in risposta a circostanze inaspettate e agiscano come un catalizzatore per l’innovazione e il cambiamento.
Le strategie elaborate per far fronte alla pandemia su scala globale hanno permesso ad alcune realtà di distinguersi e di puntare al successo a lungo termine, evitando il fallimento.
Fra le tante soluzioni adottate, l’automatizzazione delle fatture fornitori ha giocato un ruolo molto importante.

Fatturazione fornitori: dalla carta al digitale.

La contabilità fornitori è spesso gestita a livello di back-office con metodi manuali basati ancora sulla carta per l’elaborazione delle fatture.
La continuità del business è oggi diventata una priorità assoluta per la maggior parte dei leader della supply chain e del settore finance, che sentono il bisogno di innovazione e cambiamento per essere competitivi sul mercato in un momento di instabilità economica.
Le innovazioni rivoluzionarie che le tecnologie di automazione hanno avuto negli ultimi anni stanno spingendo sempre più aziende a trasformare digitalmente i loro processi di fatturazione.

Quali sono i vantaggi dell’automatizzazione dell’Account Payable?

Vantaggio n°1: abilita il lavoro da remoto.
Solo fino a un decennio fa, era per molti impensabile l’idea di essere in grado di svolgere completamente il proprio lavoro d’ufficio da qualsiasi altro luogo: la casa era l’ultima possibilità, soprattutto per i lavoratori dipendenti.
Quando sul mondo è calato il lockdown, le priorità lavorative sono cambiate e i titolari delle aziende hanno messo al primo posto lo smartworking per garantire continuità al business.
Le imprese dove la contabilità era gestita totalmente in modalità manuale non sono riuscite ad adattarsi: com’era possibile ricevere, elaborare, approvare le fatture cartacee e spedire gli assegni?
Pensiamoci bene: il processo di fatturazione può diventare digitale al 100% ed essere gestito da remoto anche con il proprio smartphone.
Con l’automazione AP basata su sistemi cloud, i flussi di lavoro sono digitalizzati, la fatturazione è automatizzata e le operazioni AP possono continuare da qualsiasi luogo senza interruzioni e senza compromettere la qualità del servizio offerto.

Vantaggio n°2: elimina i processi manuali.
I processi AP manuali sono inefficienti, costosi, lenti e rendono impossibile la realizzazione di un ambiente di lavoro da remoto.
Il costo della carta e il tempo sprecato in attività manuali di basso valore sono stati i fattori chiave alla base del crescente passaggio ai processi digitali.
L’automatizzazione permette di eliminare attività manuali come la ricerca delle fatture cartacee (tutti hanno avuto un magazzino colmo di scatole nelle quali venivano riposte le vecchie fatture) l’inserimento dei dati, il controllo degli stessi, l’invio dei documenti.
Il personale, liberato da attività ripetitive, diventa più produttivo e si dedica ad attività di maggior valore per l’intero processo e per l’azienda.
L’automazione dei processi AP con soluzioni basate sull’intelligenza artificiale è il modo più efficace per responsabilizzare i collaboratori da remoto, massimizzare l’efficienza e creare un lavoro di valore per il team.
Permette anche di rimanere competitivi sul mercato rispetto alla concorrenza.

Vantaggio n° 3: ottimizza il cash flow.
Una buona liquidità consente alle aziende di sopperire ai momenti di crisi inaspettati.
In un dipartimento AP innovativo vi è un’attenzione maggiore sul flusso di cassa e sui termini di pagamento: si adotta un approccio disciplinato ai processi finanziari per ottimizzare la conversione di cassa e si ha un orientamento strategico alla gestione delle spese.
I risultati? Si evitano uscite eccessive, si riducono i rischi di conformità e si rafforzano le relazioni con i fornitori.
Il modo più veloce, facile e sicuro per pagare i fornitori è quello elettronico: le aziende possono capitalizzare sui pagamenti elettronici pagando ancora più velocemente e approfittando degli sconti sui pagamenti anticipati.
Suggeriamo alle aziende di sviluppare piani di tesoreria per la gestione della liquidità e piani di continuità del business.
I leader aziendali dovrebbero controllare le funzioni di back-office, approfittare degli sconti sui pagamenti anticipati, gestire meglio le attività legate alle spese e cercare altri modi per ottimizzare il flusso di cassa e snellire i processi.

Vantaggio n° 4: ottimizza le relazioni.
Quanto contano le relazioni con i fornitori?
Tanto.
Anzi: tantissimo.
Per preservare l’integrità aziendale è necessario instaurare un rapporto continuativo con i fornitori ed emettere i pagamenti per tempo.
Oggi, una delle priorità del reparto di contabilità è quella di creare relazioni di qualità con i fornitori e rafforzare i processi che guidano il team di AP verso l’eccellenza.
Migliorare i contatti con i fornitori richiede linee di comunicazione aperte: i fornitori devono poter accedere con facilità ai documenti, alle fatture e alle informazioni.  
L’automazione mette a disposizione dei fornitori portali self-service per mettersi in contatto rapidamente e in tempo reale con il team di supporto.
Un dipartimento AP innovativo coltiva la fiducia con i fornitori fornendo costantemente pagamenti accurati e puntuali.
Grazie alle fatture elaborate elettronicamente e ai dati critici a portata di click, è possibile instaurare relazioni di valore con i fornitori per aiutare a ristabilire le catene di fornitura a lungo termine.

Vantaggio n° 5: migliora la visibilità.
La visibilità è una caratteristica fondamentale per i dipartimenti AP.
Avere accesso a dati accurati e agli indicatori di performance (KPI), permette di valutare in tempo reale la “salute” finanziaria dell’azienda e di prendere decisioni adeguate per fronteggiare i momenti più difficili.
La visibilità end-to-end dei processi e dei conti correnti consente di tenere sotto controllo la liquidità, tracciare la produttività e prevedere le tendenze future.
Le soluzioni guidate dall’intelligenza artificiale forniscono dashboard personalizzate e aggiornamenti in tempo reale di cui i manager e i collaboratori hanno bisogno per far funzionare i processi AP senza interruzioni. Le soluzioni di automazione permettono agli utenti di tracciare ogni step del flusso di lavoro e di monitorare meglio le metriche che impattano sulla produttività e sul flusso di cassa.
Qualche esempio?

  • Il costo di elaborazione di una singola fattura.
  • Il tempo per elaborare una singola fattura.
  • Il numero di fatture elaborate al giorno per ogni dipendente.
  • Il tasso di eccezione nelle fatture.

Modernizzazione significa visibilità.
Le aziende che oggi beneficiano della trasparenza del processo e della possibilità di realizzare report personalizzati, stanno recuperando più velocemente il periodo di crisi e hanno un quadro più chiaro della loro salute finanziaria.

Usare l’automazione per avere una strategia AP.
L’idea di digitalizzare i processi di Accounts Payable con l’automazione guidata dall’intelligenza artificiale non è un concetto nuovo, ma è stato messo in risalto nell’ultimo periodo.
Il ruolo dei fornitori è diventato sempre più strategico per la gestione della liquidità, l’efficienza delle prestazioni e la continuità del business.
I dati, la visibilità in tempo reale e le efficienze ottenute con l’automazione dei conti correnti contribuiscono a generare un valore aggiunto a tutti i livelli aziendali.
Le imprese che hanno implementato l’automatizzazione dei processi AP sono state in grado di effettuare una transizione strategica adattandosi ai cambiamenti e hanno percepito meno l’impatto della crisi sulle loro catene di fornitura e sui loro profitti.

Automazione
Abbiamo compreso che quando si verifica un’interruzione del business, le operazioni chiave di una azienda possono bloccarsi completamente ove la gestione è ancora manuale.
La transizione verso la fatturazione elettronica e i pagamenti elettronici è fondamentale per mantenere aperte le catene di fornitura, costruire relazioni più forti con i fornitori e ottimizzare il flusso di cassa.
L’automazione dei processi AP crea una maggiore flessibilità per i team che lavorano da remoto, elimina il costo della carta e offre una completa trasparenza del processo.
Se in azienda fai parte del team gestionale o finanziario, e ti stai rendendo conto dei cambiamenti profondi che la nuova normalità ha provocato nei processi di contabilità, contattami per un confronto.
Sarò lieto di raccontarti tutti i benefeci e i vantaggi ottenuti dai nostri clienti e fornirti qualche informazione in più sulla nostra soluzione.

Scrivi a: federico.zocchi@esker.it

Federico Zocchi
Business Development Manager

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