10 Accounts Payable’s KPI da monitorare per migliorare le performance aziendali

I Key Performance Indicator – gli indicatori chiave di performance – sono tutti i parametri che possono essere misurati in un’azienda per analizzare l’andamento del lavoro, individuare i problemi, trovare strategie innovative per risolverli e migliorare il business.

Ogni reparto aziendale ha dei KPI specifici, non possono essere uguali per tutti.
In questo articolo ci concentriamo sui valori che hanno un impatto sulla contabilità dei fornitori (i processi AP).

Le risorse che si occupano di contabilità sono il motore centrale della redditività aziendale. L’AP oggi influisce molto sulla salute globale dell’impresa, anche perché stiamo attraversando un momento storico caratterizzato da fluttuazioni della domanda, aumento dei costi operativi, problemi di liquidità.
La misurazione dei KPI è un modo semplice ed efficace per assicurarsi che ogni punto di contatto sia ottimizzato e che ogni utente sia responsabile del proprio ruolo.

Se non si può tracciare, non si può cambiare
Spesso nelle aziende chi si occupa di AP non sa se stia monitorando i KPI giusti e non ha a disposizione gli strumenti necessari per farlo in modo efficace.
L’analisi è fondamentale per garantire una crescita costante delle aziende e la realizzazione di un ecosistema in equilibrio.
Sono molti gli indicatori importanti da misurare, ma alcuni hanno senza dubbio un impatto maggiore. Esiste un numero infinito di KPI, quindi è meglio fare subito ordine.
Approfondiamo ora i 10 KPI che secondo noi hanno un impatto maggiore sui processi di contabilità dei fornitori, sui quali puoi focalizzarti per migliorare la performance del tuo reparto amministrativo e contabile.

1. Il costo per elaborare una singola fattura
La liquidità è importante per gestire gli investimenti e dare sicurezza al futuro dell’impresa.
I dipartimenti AP devono sapere quanto stanno pagando per elaborare ogni fattura e avere una strategia per ridurre i costi.

2. Il tempo per elaborare una singola fattura
È fondamentale monitorare e analizzare le tempistiche di elaborazione di ogni singola fattura per individuare i colli di bottiglia nel processo e ridurre lo spreco di tempo (e denaro) all’interno del tuo ufficio AP.

3. Numero di fatture elaborate al giorno
Misurare la produttività del personale è un modo per ottimizzare la fatturazione AP. Da questo KPI puoi comprendere la velocità di elaborazione delle fatture e calcolare una media giornaliera e mensile.

4. Fatture collegate a un PO
Se ha un impatto sui tempi e sui costi di elaborazione, è meglio tracciarlo. Di solito, più è bassa la percentuale di fatture collegate a un PO, più lento e costoso sarà il tuo processo AP.
La convalida delle fatture è un passo chiave nel processo di approvazione.

5. Tasso di eccezioni all’interno delle fatture
Le eccezioni sulle fatture sono problematiche per gli addetti amministrativi. Il personale della contabilità fornitori spende una grande quantità di tempo per gestire e correggere le eccezioni di fattura. Per mantenere l’efficienza del processo, i dipartimenti AP dovrebbero tracciare e rivedere continuamente questo KPI.

6. Elaborazione diretta delle fatture
Controlla che fattura, ordine e entrata merci corrispondano. Registra automaticamente la tua fattura con delle soluzioni di automatizzazione, come l’elaborazione diretta o touchless. Misurare e migliorare questo KPI è la chiave per massimizzare i margini e l’efficienza.

7. Ottenere fatture elettroniche dai fornitori
Ci sono due parti coinvolte in questo KPI: la tua azienda e i tuoi fornitori. Fornisci ai fornitori un modo per pagare elettronicamente e consiglia loro di farlo usando la tua tecnologia. La capacità di acquisire i fornitori rapidamente gioca un ruolo importante nell’aumentare i pagamenti elettronici.

8. Sconti per i pagamenti anticipati
Le aziende stanno facendo tutto il possibile per ottimizzare il flusso di cassa. Gli sconti sui pagamenti anticipati permettono di avere una maggiore liquidità – a beneficio dei profitti dei vostri fornitori – e vi aiutano a costruire relazioni più forti e durature con i fornitori.

9. Pagamenti puntuali
Se non si può pagare in anticipo, pagare in tempo è la cosa migliore da fare.
Un basso tasso di pagamenti puntuali è associato a processi AP manuali che richiedono più tempo e risorse. Inoltre, se pagate in tempo i fornitori, saranno più felici di offrirvi i loro servizi.

10. Days payable outstanding (DPO)
Il DPO è l’indice di efficienza che indica quanto tempo impiega un’azienda per pagare i suoi fornitori. In base a questo valore, un fornitore può considerarvi dei buoni o cattivi clienti.

Non è semplice monitorare con costanza tuti questi KPI e rielaborarli per proporre nuove strategie.
Ci sono molti strumenti che rendono visibili i KPI con dashboard dedicate e permettono un’analisi accurata di tutti gli indicatori.
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