Una consulenza Agile.

Quali sono le fasi che coinvolgono i consulenti dei Servizi Professionali e i clienti? Lo racconta Andrea Gorla, Consulting Service Manager di Esker Italia.

Il 14 e il 15 settembre scorsi Esker ha celebrato i Professional Service Days, coinvolgendo i consulenti di tutte le sedi a livello mondiale.
Durante le giornate sono stati condivisi progetti e soluzioni nuovi, attraverso lo scambio di idee sulle strategie e le best practice.
Il team dei PS in Esker Italia è gestito da 20 anni da Andrea Gorla, Consulting Service Manager, che coordina l’operato di uno staff giovane e attivo nel quale troviamo Jonathan Baronci, Alessio Cappa, Michele Nadin, Alessandro Giuseppe Fantini e Matteo Drago.
L’evento ha fatto riflettere Andrea sul ruolo centrale dei consulenti per la nostra azienda e quanto il loro operato sia strategico per i clienti e i partner: in questo articolo racconta il lavoro dei PS e le fasi in cui sono coinvolti enfatizzando il ruolo della metodologia Agile.
Buona lettura,

Chiara – Marketing Manager

Non siamo solo dei venditori.

La nostra azienda è conosciuta sul mercato per la vendita di applicazioni software e di soluzioni di automazione dei documenti aziendali con l’obiettivo di aggiungere valore alle realtà imprenditoriali.
L’attività di ricerca e contatto di clienti nuovi è parte del nostro quotidiano e potremmo limitarci alla sola vendita di prodotti e servizi; abbiamo invece deciso di andare ben oltre, offrendo un supporto professionale continuo anche dopo l’implementazione delle nostre soluzioni, supporto che un classico venditore non può fornire.
In questo contesto, entra il gioco il Team dei servizi di Consulenza (o Servizi Professionali – PS) che ha come mission la personalizzazione delle soluzioni in base alle specifiche esigenze e agli ambienti dei nostri clienti e la formazione degli utenti stessi sull’utilizzo dei software.
Il lavoro del Team di PS comprende tre importanti fasi della consulenza in senso ampio: la gestione del progetto, lo sviluppo dei software e le relazioni con i clienti.
I nostri collaboratori si assumono la responsabilità di garantire che un progetto passi dalla fase concettuale al Go-Live, includendo il trasferimento del Know-how per assicurare un successo continuo a lungo termine.
Il Team dei servizi di Consulenza di Esker non si limita a mettere a disposizione solo la professionalità e le competenze più tecniche ma condivide una metodologia di Progetto Agile, volta a raggiungere obiettivi ben definiti, mantenendo il cliente al centro dell’attenzione.
La metodologia Agile di Esker è frutto della competenza acquisita dal Team, che con serietà e motivazione dimostra un miglioramento continuo imparando dagli errori commessi e garantisce un alto livello di efficienza.
La nostra metodologia trae ispirazione dai concetti di AGILE e di SCRUM, di cui avevamo già accennato in un precedente articolo.

Lo trovate a questo link: https://blog.esker.it/senza-categoria/metodologia-agile-segui-il-cambiamento-per-essere-smart/

Agile è un processo per sviluppare software in modo rapido ed efficiente, valorizzando il lavoro di squadra e la consegna in tempi brevi delle funzionalità del prodotto.

Scrum è un framework agile per la gestione del ciclo di sviluppo dei software, iterativo ed incrementale, concepito per gestire progetti, prodotti e applicazioni di sviluppo, utilizzato per portare a termine progetti complessi: è l’approccio usato da Esker per fornire soluzioni ai nostri clienti.

Project Management Tradizionale vs Metodologia Agile

La metodologia tradizionale o waterfall prevede che i processi aziendali siano svolti seguendo una sequenza rigida:
1. analisi ampia volta a recuperare tutti i dati necessari agli sviluppi successivi del progetto, valutando anche il time consuming;
2. sviluppo;
3. test sul prodotto/software;
4. applicazioni di eventuali correzioni;
5. seconda fase di test;
6. il prodotto/software viene rilasciato al cliente.

Questa metodologia considera tutte le attività come facenti parte di un singolo progetto: la sua rigidità non permette di testare la soluzione in fase progettuale e non prevede la possibilità di correzioni in corso d’opera.
Il project management tradizionale è caratterizzato da scarsa flessibilità, tempistiche di approvazione lunghe e ridotta possibilità di interventi migliorativi: in Esker avrebbe avuto vita breve.
Per questo abbiamo optato per Agile, un metodo di recente ideazione: il termine è stato proposto per la prima volta nel Manifesto for Agile Software Development, pubblicato nel 2001 da Kent Beck, Robert C. Martin, Martin Fowler.
Si tratta di un processo fluido che scompone la consegna della soluzione in fasi incrementali più brevi.
Il risultato apporta due vantaggi: i clienti acquisiscono un forte senso di proprietà e collaborazione durante le fasi di sviluppo del progetto e si rendono conto in tempi brevi e più volte del valore di ciò che è stato apportato all’azienda ancora prima che la soluzione sia ultimata.
Per noi è un approccio vincente.

Abbiamo deciso di essere un’azienda Agile.

Alla base di ogni progetto imprenditoriale di successo c’è una metodologia organizzativa forte e innovativa.
Per anni i collaboratori di Esker hanno seguito i metodi di project management tradizionali, affrontando difficoltà di gestione delle tempistiche e cercando strategie per fornire in modo sempre più veloce i requisiti richiesti dalla personalizzazione delle soluzioni.
Incontrando Agile, abbiamo sin da subito sposato i suoi valori, in linea con gli obiettivi del nostro Team di PS: riusciamo a fornire le funzionalità di maggior rilievo al più presto, introducendo il cambiamento in modo pianificato e controllato.
Quali sono i benefici principali del nostro approccio Agile and Change Management?
– Il cliente riceve rapidamente i vantaggi della soluzione;
– ci muoviamo in un contesto che dona una visione completa del progetto e fornisce un’esperienza pratica al cliente;
– il rischio è ridotto rispetto ai metodi tradizionali;
– prevediamo un alto livello di coinvolgimento del cliente nella definizione del cambiamento e dei perfezionamenti, producendo un adattamento ideale per tutti i soggetti coinvolti nel processo aziendale.

Vi racconto ora come è strutturata la metodologia del Team di PS e le quattro fasi che abbiamo articolato per attuarla.

Fase 1: la firma del SOW.

Tutti i progetti di Esker iniziano con la firma di uno Statement of Work, il SOW: è un accordo stipulato con il cliente che descrive il quadro generale e la strategia con la quale verrà eseguito il progetto.
Quando il cliente firma il SOW, accetta l’approccio definito da Esker ritenendolo in linea con le sue aspettative.
Con la metodologia Agile i clienti non sono costretti a prendere decisioni critiche in anticipo sui dettagli più specifici della soluzione ma possono rimandarle agli step successivi, quando hanno acquisito abbastanza informazioni per capire come strutturare e personalizzare i processi.
In questa fase è fondamentale che il cliente acquisisca consapevolezza sul cambiamento in atto all’interno dell’organizzazione: il Team del cliente viene guidato verso il riconoscimento della necessità di rinnovamento per costruire il proprio business case e supportare la trasformazione aziendale.

Fase 2: L’inizio del Progetto

Durante la fase di avvio del progetto, l’Engagement Manager (EM) di Esker e il Project Manager del Cliente (PM) preparano e organizzano i team sviluppando una bozza iniziale del progetto e definendo le tempistiche.
Predisponiamo un incontro di avvio, il kickoff, durante il quale si effettua una revisione delle basi del progetto, si definiscono gli obiettivi di alto livello e viene condiviso un calendario per organizzare le attività delle prime 2/4 settimane di lavoro.
Il kickoff è il primo vero contatto fra il Team di PS ed il team di progetto del cliente, un momento che consente a tutti i partecipanti di sviluppare le basi per un rapporto costruttivo.

Chi viene coinvolto attivamente nel kickoff?

Per Esker partecipano l’Engagement Manager, lo Sviluppatore e il Rappresentante Commerciale.
Il team di progetto del cliente è invece composto dal Project Manager, dal Project Sponsor, dall’IT e dal Key User, un collaboratore del cliente che viene introdotto come rappresentante operativo dell’utente.
Il nostro Engagement Manager ha il compito di parlare di change management con il Project Manager del cliente per argomentare l’importanza del cambiamento e dell’innovazione all’interno della azienda.
Il kickoff offre ai membri del Team del cliente l’opportunità di sviluppare comprensione e conoscenza sulle attività del progetto, consentendo loro di prendere parte alla definizione della nuova soluzione per portare l’azienda al successo.

Fase 3: Incremento

In questa fase Esker installa la piattaforma “Foundation”, quella base, su cui verrà costruita l’intera soluzione del cliente.
La fase successiva è l’Incremental Planning Workshop durante la quale vengono fatte delle prove di inserimento degli ordini e delle fatture insieme al key user, utilizzando la soluzione Foundation collegata al sistema ERP. Questo momento è importante perché permette di tenere traccia delle potenziali personalizzazioni, quelle che noi chiamiamo user story del cliente.
Per poter pianificare correttamente il progetto, valutiamo il valore di ogni user story e incrementiamo le personalizzazioni per arrivare alla soluzione finale.

Fase 4: fase iterativa e incrementi successivi

In questa fase, Esker mantiene uno stretto contatto con il cliente per la la configurazione della soluzione in base alle user story, consentendo agli utenti di testare e accettare i risultati finali e fornendo qualsiasi supporto necessario prima del Go-Live.

Dopo il completamento della fase di incremento della base, il cliente può scegliere di andare Live direttamente con la soluzione Foundation o implementare uno o più incrementi, prima dell’uso in produzione.
La partecipazione alle revisioni degli incrementi di progetto è un’attività importante di gestione del cambiamento (change management): l’utilizzo continuo della soluzione e il feedback del key user velocizzano la formazione pratica e la presa di confidenza con la soluzione stessa.
In questa fase il cliente percepisce la soluzione come una realtà.
Con l’avvicinarsi del Go-Live del progetto, il Team del cliente completa le attività di formazione: noi consigliamo di pianificare eventi di presentazione interni, per divulgare a tutti i collaboratori il cambiamento che viene introdotto.

Test e accettazione

Dopo un incremento, la soluzione viene rilasciata per la fase di test. Utilizzando documenti di esempio, i key user testano le funzionalità per verificare se sono in linea con le necessità del cliente: il loro feedback viene utilizzato per confermarle, modificarle oppure per aggiungere una nuova user story al progetto.
L’obiettivo di questo passaggio è ristabilire una funzionalità di base per la soluzione, offrendo al cliente un’esperienza pratica e dando la garanzia che la piattaforma mantenga la stabilità dopo ogni incremento.

Formazione per gli amministratori

Prima del Go-Live, Esker prepara amministratori e key user con corsi di formazione personalizzati di alto livello.
Il nostro obiettivo è quello di rendere tutti gli utenti del Team di progetto consapevoli delle funzionalità della soluzione e autosufficienti nella preparazione ed educazione degli utenti finali.

Go-Live

Quando il cliente ha testato e accettato tutte le caratteristiche distintive degli incrementi alla soluzione, il progetto passa alla fase del Go-Live.
Ricordo che la fase della “messa in onda” della soluzione non costituisce la definizione della stessa: il framework della metodologia Agile accetta incrementi al progetto anche dopo il Go-Live, secondo la logica della perfettibilità e della flessibilità.
A differenza degli approcci di project management tradizionali, Agile consente al cliente di utilizzare la soluzione prima che il prodotto finale sia completo: il Go-Live è determinato dalla percezione che il cliente ha dell’usabilità della soluzione.
Garantire al cliente un alto livello di coinvolgimento in tutte le fasi del processo diminuisce la possibilità di errore perché si verificano sempre le funzionalità mancanti, le eventuali disconnessioni tra utenti e team, i problemi.

Dopo il Go-Live: Hypercare

Il cliente non deve percepire il Go-Live come la fase finale del progetto: si tratta di un delicato momento di transizione che determina le caratteristiche della soluzione in futuro.
Cosa può succedere dopo la “messa in onda” della soluzione? Non lasciamo soli i nostri clienti.

1. Il Team di PS di Esker organizza un periodo di supporto al Go-Live, chiamato Hypercare, per assistere il cliente e assicurare che il processo si avii senza intoppi.
2. Una volta in cui il Team di PS ha concluso il lavoro pratico presso il cliente, forniamo i dati di accesso ad un’area riservata definita Hub di Supporto Esker che consente agli utenti di trasmettere le segnalazioni, consultare gli aggiornamenti sullo stato, monitorare le attività.

Le fasi di approccio del Team dei servizi professionali della nostra azienda sono frutto di anni di esperienza e di relazioni con i clienti: la loro attuale struttura ci permette di seguire tutte le fasi di implementazione delle nostre soluzioni correggendo gli errori e migliorando ogni volta tecnologie e tecniche.
Il cliente svolge un ruolo centrale nelle fasi di definizione di progetto e il suo coinvolgimento permette di personalizzare la soluzione sotto ogni aspetto.

Il nostro Team di consulenti vanta un’ottima preparazione tecnica e professionale, che unita alla capacità di ascolto e all’empatia permette ad Esker di differenziarsi sul mercato, dando un valore aggiunto ad ogni nuova relazione.

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