Digitalizzazione degli ordini dei clienti: la chiave per un ciclo Order-to-Cash efficiente.

Esker ha di recente stretto in alcune country una partnership con KPMG.

Julie Tarbé de Saint Hardouin (Consulting Partner, Finance Strategy & Performance), Géry Bachimont (Manager Consulting, Technology Transformation) di KPMG e Jean-François Dugua (Alliance Manager di Esker) hanno condotto una conferenza web sul tema, in collaborazione con l’AFDCC (Association des Credit Managers).

Abbiamo quindi voluto dedicare un articolo alla digitalizzazione della gestione degli ordini, condividendo i punti chiave di quanto discusso e analizzato, partendo da alcune domande poste ai relatori.

La crisi sanitaria senza precedenti che stiamo attraversando sta portando le aziende a utilizzare il cash management come fulcro delle strategie e a ripensare in profondità i processi. Primo obiettivo: garantire il flusso di cassa.

Per raggiungere questo scopo, è necessario individuare le leve che possono ottimizzare l’efficienza del ciclo attivo del cliente e quindi accelerare il recupero del credito.

L’ordine – il primo anello del ciclo attivo – è uno degli asset da sfruttare per raggiungere questo obiettivo. Ogni ordine errato rappresenta una minaccia per il buon funzionamento del sistema, motivo per cui sempre più aziende si rivolgono alla digitalizzazione dei flussi per rendere più affidabile il ciclo Order-to-Cash.

Può dirci di più sui diversi componenti coinvolti nel ciclo Order-to-Cash?

Risponde Julie Tarbé de Saint Hardouin.

Abbiamo individuato tre fasi chiave all’interno del ciclo Order-to-Cash:

  • La prima fase è relativa alla valutazione dell’affidabilità commerciale del cliente per la concessione dei crediti, si basa sulla centralizzazione dei dati dei clienti per consentire un buon controllo del rischio di credito.
  • La seconda fase è rappresentata dalla gestione degli ordini, delle fatture e della riconciliazione dei pagamenti. L’acquisizione delle informazioni al momento della ricezione dell’ordine è essenziale per recuperare correttamente tutte le sue specifiche e generare una fattura accurata. Questo facilita l’invio delle richieste di pagamento e garantisce che il resto del ciclo si svolga senza intoppi.
  • L’ultimo passo si basa sui report e sulla collection. La visibilità e l’analisi porta ad una efficiente riscossione dei crediti dei clienti, pur mantenendo un buon rapporto con gli stessi.

Quali sono i fattori esterni che esercitano un’influenza sul ciclo attivo e che sono quindi da prendere in considerazione?

Risponde Géry Bachimont.

Il quadro normativo della fatturazione elettronica ad esempio ha un impatto sui dati trasmessi e quindi sul ciclo attivo nel suo complesso.

La qualità dei dati trasmessi rimane un elemento chiave per garantire un processo Order-to-Cash efficiente e redditizio.

Bisogna tenere in considerazione tre tipi di dati: dati anagrafici del cliente, dati dell’ordine e dati per la gestione delle attività di collection.

L’ordine di vendita è il punto di partenza e interviene nelle fasi successive del ciclo Order-to-Cash.

Può dirci qualcosa di più sulle questioni legate alla gestione di questo flusso?

Risponde Jean-François Dugua.

La gestione manuale degli ordini dei clienti comporta molte sfide.

La prima è finanziaria e riguarda il costo di elaborazione di un ordine (in media pari a €. 24,00) e di una fattura (in media pari a €. 11,00). Si tratta di spese significative relative all’inserimento dei dati, alla stampa e all’archiviazione.

Processi inadeguati all’interno del ciclo Order-to-Cash possono portare a difficoltà di flusso di cassa. Un ordine inserito in modo errato o duplicato genera una fattura errata e porta a lunghi ritardi nell’incasso e nel pagamento, poiché la fattura potrebbe essere contestata. Ne conseguono perdite per l’azienda.

Ci sono anche questioni di controllo e visibilità del flusso ordini, per determinare il forecast della produzione in caso di stagionalità dell’attività.

Infine, vi sono questioni relative alla solvibilità del cliente al momento dell’acquisizione di un ordine.

Tutti questi problemi hanno un evidente impatto sulla soddisfazione o insoddisfazione dei clienti.

Quali soluzioni tecnologiche potete apportare alla gestione del ciclo Order-to-Cash?

Risponde Jean-François.

La risposta tecnologica che proponiamo è la digitalizzazione di tutti questi passaggi.

Forniamo strumenti di gestione completi e ad alte prestazioni per la raccolta e l’analisi dei dati dei clienti dal momento della ricezione dell’ordine.

Diversi indicatori sulle dashboard configurabili permettono di valutare la situazione del cliente (numero di ordini aperti, fatture scadute, controversie etc) e di decidere le condizioni di accettazione degli ordini.

Il passo successivo riguarda la gestione dell’ordine stesso: il processo inizia con la raccolta e la centralizzazione degli ordini provenienti da diversi canali di ricezione (e-mail, posta, fax, portale clienti, portale fornitori, EDI).

La soluzione Esker basata sull’intelligenza artificiale viene poi utilizzata per acquisire tutti i dati essenziali degli ordini e indirizzare gli stessi alle persone giuste secondo regole di elaborazione predefinite: distribuzione degli ordini per filiale, regione, cliente, livello di priorità.

Gli ordini vengono poi classificati in banner virtuali, elaborati e convalidati dall’Amministrazione Vendite prima di essere integrati automaticamente nell’ERP e archiviati nella soluzione.

Ogni utente dispone di un’interfaccia configurata in base agli account a lui assegnati e al suo livello di responsabilità, con accesso ai contatori che lo riguardano: numero di ordini da convalidare, ordini urgenti etc.

La fase successiva è quella di emissione delle fatture. Dopo essere state generate dall’ERP, vengono distribuite ai clienti nel giusto formato e attraverso i giusti supporti, quindi archiviate secondo le disposizioni di legge del paese.

Si passa quindi alla riconciliazione tra le fatture emesse e i pagamenti ricevuti. La soluzione si occupa di recuperare tutti gli avvisi di trasferimento e gli estratti conto bancari per acquisire i dati e riconciliare fatture e pagamenti. L’intelligenza artificiale risolve le principali difficoltà, come i casi in cui un cliente paga più fatture in un unico bonifico.

La soluzione fornisce anche funzionalità di reporting che coprono l’intero ciclo per tracciare le performance (fatture in corso o in ritardo di pagamento, crediti in sospeso, controversie).

L’ultimo passo è l’automatizzazione della collection. Dopo aver segmentato i clienti per tipologia, è possibile pianificare e adattare la strategia di dunning in base al loro profilo.

Quali sono le buone pratiche e l’approccio da adottare?

Risponde Géry.

Abbiamo notato cinque fattori chiave di successo per garantire un’efficiente digitalizzazione del ciclo O2C.

  1. Riorganizzare il processo di raccolta dati dalla presa in carico degli ordini in modo da garantirne l’affidabilità.
  2. Essere compliance alle normative alle legislazioni dei paesi per assicurare la corretta emissione della fattura e il calcolo delle imposte.
  3. Considerare l’integrazione e la complementarità con gli strumenti esistenti.
  4. Facilitare l’uso dello strumento internamente ed esternamente coinvolgendo il servizio clienti in modo da promuovere il cambiamento.
  5. Valutare i guadagni qualitativi e quantitativi del progetto attraverso un Business Case.

L’approccio progettuale adottato da KPMG è diviso in tre parti:

  1. L‘inquadramento mira a rivedere il processo O2C definendo le esigenze, i vincoli commerciali, fiscali e tecnici e impostando il Business Case.
  2. La fase di progettazione serve per valutare l’efficacia della soluzione individuata tramite un POC e a validare il Business Case previsto.
  3. La fase di implementazione permette di attivare il nuovo processo e la soluzione, misurando gli impatti e i guadagni.

Qualche parola per concludere?

Risponde Julie.

L’automatizzazione del ciclo O2C ha molti vantaggi per le aziende.

Uno dei primi è la valorizzazione dell’azienda con conseguente fidelizzazione dei dipendenti: eliminando i compiti che richiedono molto tempo e poco valore aggiunto – come l’inserimento manuale dei dati – i collaboratori possono essere destinati a task più strategiche come la fidelizzazione dei clienti e la generazione di vendite aggiuntive.

Il primo grande vincitore dell’automazione del ciclo Order-to-Cash è il cliente.

Grazie all’automazione degli ordini viene garantita l’affidabilità dei dati. Il servizio clienti e l’amministrazione vendite sono dedicati al loro core business: creare un punto di contatto privilegiato con il cliente per anticipare le sue esigenze e guadagnare in reattività.

La digitalizzazione è anche un modo efficace per migliorare la qualità delle riscossioni segmentando le categorie di clienti al fine di stabilire adeguate strategie di follow-up.

Tutti questi vantaggi vanno nella stessa direzione: ottimizzare e accelerare i passaggi per recuperare più velocemente la liquidità.

Per maggiori informazioni sull’argomento, potete contattarci:

Tel. +39 0331 65 14 1

E-mail: info@esker.it o sales@esker.it

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