Gestione ordini clienti: 13 consigli utili per scegliere la soluzione giusta

Se stai leggendo queste righe sei probabilmente consapevole che la tua azienda ha bisogno di migliorare la gestione degli ordini che riceve dai propri clienti. Salire sul treno della trasformazione digitale implica trovare la tecnologia adatta alle particolarità del vostro business e che apporti la conoscenza e l’esperienza specifiche del vostro settore. L’obiettivo è che la tua azienda cresca in modo sostenibile.

13 consigli per scegliere il sistema di gestione degli ordini dei clienti che meglio si adatta alla tua azienda:

Tecnologia: Verifica che la soluzione incorpori tecnologie di nuova generazione come l’IA (machine learning e deep learning). Queste tecnologie consentono alla soluzione adottata di lavorare ottenendo le massime prestazioni.

Processo di lavoro automatizzato: Il processo di gestione degli ordini è più efficiente quando gli interventi manuali sono ridotti al minimo. Quando si sceglie una determinata soluzione, bisogna assicurarsi che la convalida degli ordini sia digitale e che permetta di confermare le informazioni senza saltare da una fonte di informazioni all’altra.

Gestire elettronicamente ogni ordine via fax, e-mail o EDI: Il sistema ideale deve essere in grado di gestire gli ordini che ricevete in qualsiasi formato attraverso lo stesso canale e di correggere facilmente gli errori che può contenere (ad es., riferimento, indirizzo, prezzo…).

Gestione dei reclami: ‘automatizzazione del flusso di gestione dei reclami consente all’azienda di rispondere a qualsiasi problematica all’interno dello stesso ambiente di lavoro della gestione degli ordini, il che semplifica e velocizza il lavoro degli addetti al Servizio Clienti.

Gestione degli ordini complessi: Cerca una soluzione che ti permetta di convertire gli ordini composti da prodotti che richiedono una gestione differente in più ordini, secondo i criteri che meglio si addicono al vostro business. In questo modo risparmierai molto tempo ed eviterai di ritardare altri ordini.

Dashboard e metriche: La soluzione scelta deve essere dotata di cruscotti che forniscano visibilità in tempo reale. Questo monitoraggio delle attività facilita la gestione quotidiana dei compiti per tutto il personale coinvolto: il monitoraggio delle prestazioni, l’analisi dei miglioramenti e l’allocazione delle risorse e dei carichi di lavoro.

"L'automatizzazione degli ordini ci ha aiutato in tre aspetti fondamentali: riduzione dei tempi; maggiore efficienza e controllo sui documenti; possibilità di crescere senza aumentare i costi associati".

Responsabile del Servizio Clienti - Aguas Danone

Portale clienti: Attraverso un portale clienti online puoi semplificare la comunicazione con i tuoi clienti sullo stato di gestione dei loro ordini. Potranno inserire e seguire direttamente gli ordini e saranno molto contenti di poterlo fare in tempo reale.

Archiviazione elettronica: La soluzione deve essere in grado di archiviare automaticamente gli ordini clienti in formato elettronico e renderli sempre accessibili al personale autorizzato.

Integrazione con l’ERP: Se la soluzione di automatizzazione degli ordini clienti non si adatta all’ambiente gestionale dell’azienda, il costo di sviluppo personalizzato sarà molto elevato. Devi cercare una soluzione che sia compatibile con un’ampia gamma di applicazioni gestionali (ERP) e che si integri facilmente con la vostra attuale infrastruttura tecnologica.

Sicurezza: Assicurati che il vostro sistema di gestione degli ordini clienti soddisfi gli standard di sicurezza della tua azienda – dalla conformità legale della fatturazione elettronica in tutto il mondo alla protezione dei dati personali.

Supporto tecnico e assistenza: Il supporto tecnico è essenziale, non solo durante l’implementazione della soluzione ma anche successivamente nel lavoro day-by-day, dal momento che possono sorgere diverse domande in corso d’opera relative al suo utilizzo. Se il fornitore con cui stai lavorando non fornisce questo servizio non dovresti prenderlo in considerazione.

Applicazione mobile: Ovunque ti trovi, anche in un diverso fuso orario, un’applicazione mobile ti permette di seguire in ogni momento i vostri processi. Grazie alla tecnologia mobile, con un solo clic, avrete maggiore agilità nel gestire le operazioni riguardanti fatture e ordini, una maggiore collaborazione con il vostro team attraverso report accessibili a tutti e migliori rapporti con clienti e fornitori grazie alla possibilità di dare feedback più rapidi.

Scalabilità ad altri processi aziendali: La scelta di una soluzione tecnologica che abbia la capacità di comprendere il processo dell’intero ciclo di vendita, dall’ordine alla raccolta (compreso il rapporto con i fornitori), e del ciclo di acquisto, vi permetterà di rispondere alla crescita della vostra azienda e/o alle sue esigenze.

Prendersi cura della gestione degli ordini dei clienti è una strategia vincente a breve e lungo termine. E tu sei pronto a fare questo salto?