Dal 1° febbraio 2020, a tutte le aziende che riforniscono il Servizio Sanitario Nazionale (SSN), sarà richiesto di gestire gli ordini in formato elettronico attraverso la piattaforma governativa Nodo Smistamento Ordini (NSO) appoggiato sulla piattaforma PEPPOL.
La normativa di riferimento è il d.m. 7 dicembre 2018, il “Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 dicembre 2018 concernente modalità e tempi per l’attuazione delle disposizioni in materia di emissione e trasmissione dei documenti attestanti l’ordinazione degli acquisti di beni e servizi effettuata in forma elettronica da applicarsi agli enti del Servizio sanitario nazionale, ai sensi dell’art.1, comma 414 della legge 27 dicembre 2017, n. 205”.[1]
A partire dal 1° febbraio, tutti i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale saranno tenuti a ricevere e gestire elettronicamente gli ordini e, in determinati casi, ad inviare conferme elettroniche.
Abbiamo già parlato di questa novità sui nostri canali social (pagina Linkedin e pagina Facebook), e redatto una guida dedicata alla scelta della soluzione ideale da adottare (se non l’avete letta, la potete scaricare qui: https://info.esker.com/NSO/lnkdn).
Inoltre, il 25 luglio scorso abbiamo trasmesso un Webinar in diretta dedicato a questo tema, tenuto dai relatori:
– Giovanni Gavioli: Managing Director di Esker Italia;
– Lorenzo Belli: Sales Manager di DocuMI;
– Francesco Foglio Compliance Manager di DocuMI.
Partendo dagli argomenti affrontati durante il Webinar, cerchiamo ora di comprendere meglio il funzionamento della fatturazione elettronica tramite il Nodo Smistamento Ordini per arrivare pronti alla data del 1° febbraio 2020.
1- Ordini elettronici ed NSO.
La normativa italiana prevede che dal 1° febbraio 2020 , per le aziende del Sistema Sanitario nazionale (da qui in avanti SSN), i loro intermediari e fornitori, sarà obbligatorio inviare ordini esclusivamente in formato elettronico tramite il Nodo Smistamento Ordini (da qui in avanti NSO).
Gli ordini elettronici dovranno essere trasmessi in formato ubl v3.0, lo stesso utilizzato in Europa per la comunicazione tramite Peppol.
Il NSO ha il compito di gestire la validazione e l’inoltro degli ordini tra gli enti della sanità pubblica e i loro intermediari e fornitori.
Quali sono le caratteristiche dello scenario che accoglierà questa novità?
Gli attori coinvolti sono tutte le Aziende del Servizio Sanitario Nazionale (sono escluse le Farmacie e le aziende che si occupano di sanità in ambiti privati) e i fornitori e gli intermediari della sanità pubblica, sia di prodotti che di servizi.
Qual è Il formato di comunicazione?
I messaggi veicolati tramite NSO sono realizzati nella derivazione sintattica UBL del linguaggio xml.
Qual è il canale trasmissivo?
Si utilizzeranno gli stessi canali previsti per la fatturazione elettronica, accreditati al NSO.
Quali sono gli oggetti trasmessi?
Parleremo di ordine elettronico di acquisto, ordine pre-concordato, risposta, ordine di riscontro.
Quali sono gli obiettivi del processo?
Oltre a facilitare e velocizzare i processi di ordine, questa novità ha come obiettivo la standardizzazione dei processi di procurement, l’interoperabilità dei flussi su scala Europea, la digitalizzazione documentale e l’omogeneizzazione dei sistemi.
Chi sono i soggetti coinvolti?
In questo processo vengono principalmente coinvolti 3 soggetti, ai quali si affiancano gli intermediari.
Il primo soggetto è il Cliente (PA), il soggetto emittente dell’ordine elettronico nei confronti del fornitore.
Il secondo soggetto è l’NSO, che riceve l’ordine dall’emittente, ne valida il messaggio e lo inoltra al destinatario, restituendo le notifiche al mittente.
Il terzo soggetto è il Fornitore, ovvero il soggetto destinatario dell’ordine elettronico emesso dal proprio cliente.
Ci sono poi gli intermediari, ovvero i soggetti trasmittenti che si interpongono tecnicamente tra il cliente e il NSO e tra il NSO e il fornitore.
2. Il processo NSO: cosa succede nella pratica?
Il processo NSO prevede tre tipologie differenti di ordine: l’ordine semplice, l’ordine completo e l’ordine pre- concordato.
L’ordine semplice è il processo tradizionale: la PA invia un ordine iniziale al fornitore tramite piattaforma NSO, specificando che non è in grado di gestire i messaggi di risposta e che queste comunicazioni dovranno pervenire con mezzi tradizionali (ad esempio una telefonata od una e-mail).
La PA può anche inviare un secondo ordine di revoca del primo o sostitutivo per apportare modifiche all’ordine iniziale.
Le revoche e le sostituzioni devono pervenire solo prima che abbia luogo l’esecuzione effettiva dell’ordine (ad esempio prima che il materiale venga spedito dal fornitore).
L’ordine completo: anche in questo caso la PA fa partire un ordine iniziale per il fornitore che viene trasmesso tramite NSO, dichiarando di essere disposto a ricevere una risposta da parte del fornitore. Questa risposta si rende necessaria nel momento in cui il fornitore abbia la necessità di revocare o sostituire l’ordine, per esempio perché non ha a magazzino quanto la PA chiede.
Se la PA non riceve risposta dal fornitore, l’ordine viene implicitamente accettato.
Quando il fornitore risponde, sempre tramite NSO, la PA emette un ordine di riscontro rispetto alla risposta ricevuta che può essere di conferma, di diniego o di sostituzione.
Ovviamente, il cliente è tenuto ad inviare un ordine di riscontro solo se intende declinare o sostituire l’ordine.
Che ruolo ha l’NSO in questo processo? Quello di inviare una serie di notifiche al cliente:
notifica di validazione, notifica di scarto, ricevuta di consegna, mancata consegna, attestazione di avvenuta trasmissione del messaggio con impossibilità di recapito.
L’ordine pre-concordato è una forma di ordine completo nel quale si scambiano i ruoli delle parti: è il fornitore infatti il soggetto che ha il compito di inviare l’ordine a fronte di specifici accordi fra le parti, presi in precedenza.
Il processo avviene nello stesso modo: il fornitore manda l’ordine pre-concordato tramite NSO al cliente che ne darà riscontro. Anche in questo caso il NSO ha il compito di inviare le notifiche al fornitore: notifica di validazione, notifica di scarto, ricevuta di consegna, mancata consegna, attestazione di avvenuta trasmissione del messaggio con impossibilità di recapito.
Gli ordini saranno quindi accompagnati da fatture elettroniche che devono avere caratteristiche precise affinché siano valide.
Ogni volta che occorrerà fare riferimento ad un determinato Documento in una fattura elettronica sarà necessario utilizzare la tripletta di identificazione, composta dai seguenti tre elementi:
- identificativo del soggetto che lo ha emesso (EndpointID), che di norma coincide con il Mittente;
- identificativo del Documento assegnato dall’emittente (ID);
- data del Documento.
3. La soluzione di Esker.
Noi di Esker abbiamo alle spalle un’esperienza di oltre 30 anni nella dematerializzazione della carta e nella digitalizzazione documentale: anche per questa normativa abbiamo ideato una soluzione che si adatta alle nuove esigenze del SSN e dei suoi fornitori.
La nostra piattaforma interviene nel processo di trasmissione dei messaggi fra gli attori, sia per l’ordine semplice che per l’ordine completo, traducendo il messaggio in linguaggio UBL3.0 in un pdf leggibile.
Nel caso di ordine pre-concordato, la piattaforma legge i dati inseriti manualmente dal Fornitore creando l’UBL al momento della validazione e invio all’NSO.
Per avere maggiori informazioni sulla soluzione di Esker in merito agli ordini elettronici tramite piattaforma NSO, contattateci: il 1° febbraio è alle porte.
Dove
siamo: Via Guido Gozzano, 45 | 21052 Busto Arsizio (VA)
[1] Fonte: Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici; MINISTERO DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZE DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO