Caselle di posta elettronica condivise

Caselle Posta Elettronica Condivise Esker

Caselle di posta elettronica condivise: come risolvere le insidie più comuni.

Durante la giornata lavorativa sembra a volte impossibile riuscire a gestire la casella di posta in arrivo, a causa di tutte le e-mail che giornalmente ricevi. Il rientro da periodi di vacanza è ancora peggio: non basta una giornata intera per gestire ed evadere tutte le e-mail nella posta in arrivo.

Questo accade solo ad una casella di posta personale: immagina la confusione che si può creare in una casella di posta condivisa.

Molti team si affidano alla casella di posta condivisa per gestire il servizio clienti, per ricevere fatture e ordini, per rispondere alle richieste di informazioni e per altre mansioni. La domanda sorge spontanea: avendo un elevato numero di clienti che invia così tanti tipi di e-mail in una casella di posta condivisa, che aspetto avranno le caselle di posta in arrivo dei collaboratori di un’azienda? Abbiamo quindi provato a fare un piccolo sondaggio in merito.

Analizzando alcune caselle di posta elettronica, abbiamo trovato queste frasi ricorrenti:

“Ho messo questa e-mail in cima alla tua casella di posta, volevo essere sicuro che l’avresti vista”.

“Come faccio a configurare l’e-mail sul mio telefono?

“Hai già dato un’occhiata a questo documento?”

“Qual è lo stato di questo contratto?”

“Per favore, inviatemi ulteriori informazioni su _____________________”.

“Puoi applicare questo al mio account?”

“Questo è già stato completato?”

In una casella di posta elettronica classica ci sono moltissime domande tutte rivolte ad un unico interlocutore. Nel caso di una casella di posta elettronica condivisa le domande si moltiplicano per il numero di utenti che ne fanno parte, complicandone notevolmente la gestione.

I problemi connessi alle caselle di posta condivisa.

Mancanza di contesto. La mancanza di informazioni riguardanti il cliente obbliga lo staff ad andare a ricercare informazioni provenienti da interazioni precedenti.

Sovrapposizione dei membri del team Il fatto che più persone accedano allo stesso account di posta elettronica crea incertezza sull’identità della persona che ha inviato la risposta o addirittura, possono essere inviate doppie risposte: queste dinamiche comportano ritardi e confusione.

Inefficienza. Non si ha nessuna informazione su “chi ha risposto a cosa” e se si sono verificate delle complicazioni in seguito. Tutto ciò mette in moto un processo che richiede tempo e fatica.

Mancanza di trasparenza. Ad eccezione di una breve riga descrittiva dell’oggetto, gli addetti non hanno assolutamente idea del contenuto delle e-mail e della relativa urgenza: gli elementi urgenti rischiano di essere così trascurati.

In una situazione come quella sopra descritta, le aziende possono mettere in atto alcuni processi che dovrebbero limitare questi problemi, ma non sono risolutivi e spesso complicano ulteriormente il sistema. Il nostro consiglio?

Semplifica il lavoro con una soluzione che dispone di un sistema automatico di gestione delle e-mail.

Caselle Posta Elettronica Condivise Esker

Esker: Gestione automatica delle caselle di posta elettronica condivise.

Piuttosto che passare ore ad organizzare le e-mail e rispondere da una casella di posta condivisa, con lo strumento giusto è possibile portare visibilità ed efficienza alla tua attività.

Non trascorrere inutilmente ore preziose del tuo tempo per organizzare le e-mail e rispondere da una casella di posta condivisa: con lo strumento giusto è possibile portare visibilità ed efficienza alla tua attività.

Prova le soluzioni di automatizzazione di Esker: si tratta di uno strumento di smistamento e-mail che sfrutta le nuove tecnologie AI per categorizzare ed organizzare i documenti, differenziando ad esempio fatture ed ordini da richieste e domande. L’oggetto e il testo del corpo dell’e-mail vengono estratti direttamente dalla casella di posta condivisa, quindi scansionati e ordinati per essere gestiti in differenti flussi di lavorazione.

Gli utenti possono accedere ad ogni e-mail direttamente dalla piattaforma Esker e visualizzare rapidamente le informazioni principali, quali ad esempio:

– Data e ora di invio dell’e-mail;

– Oggetto;

– Conferma di visualizzazione dell’e-mail;

– Ultima data ed ora di apertura dell’e-mail;

– Conferma di convalida dell’e-mail specificando l’utente che lo ha fatto;

– Indirizzo del mittente.

Le aziende possono anche impostare una soglia di tempo personalizzata per le risposte alle e-mail, garantendo il rispetto delle politiche aziendali sui tempi di risposta alle comunicazioni.

Com’è facile intuire, tutto questo porta ad avere:

– Maggiore visibilità;

– Tracciabilità dei documenti;

– Responsabilizzazione del personale;

– Gestione migliore delle e-mail urgenti;

– Elaborazione più veloce;

– Reportistica migliorata.

Contattaci per saperne di più su come possiamo aiutare il tuo team a superare le insidie della casella di posta elettronica condivisa: +39 0331 65 14 1

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