Digitalizzazione è un termine che fa ormai parte del nostro vocabolario aziendale e, in alcuni contesti, è quasi abusato.
Il significato però non è per nulla banale e racchiude un insieme di dinamiche diventate fondamentali per le imprese moderne che vogliano creare un ecosistema forte e flessibile.
Ecosistema basato su una corretta gestione della liquidità per garantire un futuro più sicuro.
Abbiamo parlato di digitalizzazione del processo del Procurement e dei vantaggi che può dare a livello globale durante il webinar organizzato da ADACI (Associazione Italiana Acquisti e Supply Management) lo scorso 12 aprile.
Sapete che a Esker piace coinvolgere i clienti e condividere le storie di successo per rendere più comprensibili le funzionalità delle nostre soluzioni e la loro applicabilità concreta.
Federico Zocchi – Sales Manager di Esker e relatore del webinar – ha avuto il piacere di confrontarsi con Luca Farinazzo Tax Specialist & Senior di Tecres, azienda veronese che lavora nel settore medical device.
Tecres ha implementato la nostra soluzione AP per automatizzare il ciclo passivo ma presto si è resa conto che i vantaggi della digitalizzazione avrebbero potuto essere applicati a tutto il processo di Procurement.
Vi chiederete: perché abbiamo scelto Luca, che occupa una posizione di responsabilità all’interno del Finance di Tecres, per parlare di Procurement?
La parte finanziaria delle aziende ha il gravoso compito di spiegare i numeri e i dati a tutti gli stakeholder.
Non solo: deve saper cogliere le opportunità tecnologiche per migliorare i processi e capire dove investire tempo e risorse. C’è quindi un legame profondo tra la gestione accurata del processo di procurement e i vantaggi finanziari che si possono ottenere.
Durante l’incontro abbiamo toccato i punti salienti della digitalizzazione con un passaparola continuo tra Federico e Luca che hanno spiegato rispettivamente il lato teorico e quello pratico della soluzione.
Vediamo cosa è emerso.
P2P Process Automation: faster, smarter and less expansive
Quando Federico conosce un nuovo cliente e implementa il processo di automazione, interviene direttamente sul campo analizzando il ROI dell’investimento dall’emissione dell’ordine al pagamento della fattura e estrapola i primi dati concreti su cui iniziare a lavorare.
Il suo obiettivo è creare un ecosistema integrato tra cliente e fornitore, digitalizzando l’intero processo.
Le soluzioni di Esker sono applicabili a qualsiasi contesto, dalle piccole medie imprese alle realtà più strutturate: aiutiamo le aziende che non hanno un ciclo passivo e attivo ben definito, digitalizziamo i processi e creiamo dinamiche precise per garantire uniformità in tutti gli ambiti aziendali.
Quali sono i motivi che spingono le aziende a implementare un progetto di automazione?
Le nostre soluzioni nascono per semplificare e velocizzare. Il modulo di Procurement permette un dialogo continuativo tra l’ufficio acquisti e il fornitore, tracciando tutti i soggetti che hanno a che fare con le richieste di acquisto.
I vantaggi sono immediati:
- monitoraggio della spesa
- controllo continuo e in real time dei costi
- gestione accurata del flusso di cassa in generale
- corretta percezione delle entrate e delle uscite
- focalizzazione sulla situazione economica nella sua globalità.
Come dice Federico, le soluzioni di Esker permettono di sbirciare nel portafoglio dell’azienda per capire la reale liquidità.
L’automatizzazione del Procurement ha conseguenze anche sulla sicurezza: vengono attivate procedure sicure per controllare i dati, gli accessi e i permessi; i documenti vengono inviati ai giusti referenti senza alcuna perdita di tempo; tutte le azioni sono tracciate per garantire la massima visibilità e si sfrutta la riconciliazione automatica delle fatture.
Le aziende in cui è stato avviato un processo di digitalizzazione del Procurement, hanno avuto un impatto che sono riuscite a raccontare dopo il primo periodo di assestamento?
L’esperienza di Tecres raccontata da Luca Farinazzo è un esempio perfetto di corretta implementazione e di utilizzo adeguato della soluzione.
Così racconta:
“Tecres collabora con Esker da qualche anno. Una delle più grandi opportunità è stata il potersi confrontare sul significato di digitalizzare e automatizzare i processi. Per noi significa andare in profondità sul dato. Avere un dato profondo, lineare e mappato dall’inizio alla fine, ci permette di instaurare una certa continuità nel processo e trarne beneficio dall’inizio alla fine”.
Tecres ha adottato la piattaforma di Esker per il ciclo passivo AP circa un anno fa.
L’azienda ha bisogno di una tracciabilità totale dei flussi, dall’origine dell’ordine alla fattura.
Avere un Procurement digitalizzato e automatizzato consente di mappare i costi effettivi.
Il Finance deve sapere qual è il reale centro di costo dell’azienda, l’area che sostiene i costi, per canalizzare la fattura velocemente. In questo modo si riducono anche le tempistiche di registrazione dei documenti. Automatizzare significa avere una visione globale.
La mappatura dei centri di costo e degli investimenti permette di ottenere visibilità sin dall’origine dell’investimento, fattore rilevante per l’azienda.
Racconta sempre Luca: “Il Procurement integrato e digitalizzato, affiancato alla soluzione AP, consente di cambiare la mentalità relativa alle dinamiche aziendali. L’obiettivo è parlare un linguaggio univoco e comune in tutti i dipartimenti dell’impresa per avere un filo conduttore e migliorare l’efficienza di tutto il processo aziendale”.
Quali sono i benefici di utilizzo degli accessi da remoto? È possibile gestire tutte le informazioni come se si fosse in azienda?
“Sì, una delle prima necessità di Tecres era avere accessibilità in ogni momento sui documenti” racconta Luca.
Fino a qualche tempo fa i documenti in Tecres erano tutti cartacei e con la carta a volte si riscontravano problemi di reperibilità.
Con la soluzione di Esker l’azienda canalizza in modo automatico e sistematico tutte le informazioni con una customizzazione elevata.
Hanno ottenuto una elevata facilità nella lettura del dato che oggi è certo e fruibile per tutti i collaboratori: c’è una visione globale del processo.
Luca ha sottolineato un aspetto molto importante:
“Dobbiamo passare da un concetto di centro di costo a centro di profitto. Dico spesso ai collaboratori che grazie all’automatizzazione non sono certo loro a dover registrare la fattura ma diventano gestori dei documenti. La digitalizzazione migliora tutti i dipartimenti con uno sgravio notevole delle attività manuali. Il dato è sicuro e certo: non deve essere ricontrollato”.
Area Finance e Procurement: vantaggi sull’intero processo.
Gestire un dato corretto sin dall’inizio del processo serve per evitare tutte le differenze di contabilizzazione e le inesattezze che emergono di solito con una gestione manuale del dato.
Il vantaggio concreto è quello di avere da subito una fattura esatta e pagabile, sempre in base ai termini espressi in ogni documento.
Si percepisce un vantaggio in termini di attività per l’impresa: la digitalizzazione permette una pianificazione finanziaria strutturata e si può intervenire direttamente negli uffici acquisti per analizzare cosa si può migliorare.
“Abbiamo messo mano nel processo aziendale per cogliere gli spunti di miglioramento. Prima ci affidavamo a consulenze esterne, oggi invece grazie ai vantaggi portati con la digitalizzazione possiamo ottimizzare i processi aziendali e l’efficienza delle persone per correggere gli errori internamente. Abbiamo imparato ad andare oltre il “si è sempre fatto così” e ci siamo aperti a un approccio propenso al cambiamento. Tutto è aggiornato in tempo reale e noi, di conseguenza, possiamo costruire nuovi processi sempre in tempo reale”.
Per Federico la soluzione di Esker è fondamentale per avere visibilità, monitoraggio e completezza di informazioni.
I punti di forza sono la scalabilità e la flessibilità del modello, necessari per implementare step migliorativi.
La modularità della soluzione è ciò che consente di realizzare davvero un ecosistema.
“Il concetto è semplice” spiega Luca “Iniziamo con un modulo e poi piano piano miglioriamo le altre aree aziendali per avere una visibilità graduale. Mi sono accorto che è necessario privilegiare la parte del Procurement sin dall’inizio. Ora abbiamo un processo lineare e funzionale con un linguaggio comprensibile”.
Quando i responsabili aziendali realizzano che un processo automatizzato funziona e consente di raggiungere gli obiettivi prefissati, lo replicano anche negli altri contesti.
“Funziona per step: traccio il primo flusso, lo rendo flessibile e poi accelero. Insomma: è contagioso, ma un contagio positivo!”.
Grazie a Luca Farinazzo per aver raccontato la sua esperienza: Tecres e Esker sono in viaggio insieme e le tappe da raggiungere sono ancora molte.
Motivazione, determinazione e passione per il proprio lavoro renderanno il percorso facile e entusiasmante.