Quanto è importante il ROI per il tuo business case di automatizzazione P2P?

Ho colto una prospettiva interessante su questo tema mentre discutevo di recente con il CFO riguardo a un progetto di automatizzazione delle fatture fornitori (AP) di una società di distribuzione di medie dimensioni. Nel loro caso specifico, i problemi erano molto comuni: convalida e inserimento manuali dei dati di fatturazione causavano errori, ritardi, doppi pagamenti e sconti mancati. Il business aziendale può avere oscillazioni significative nei volumi di fatturazione, e durante questi periodi di incremento, chiudere i bilanci mensili può essere molto stressante e costoso a causa degli straordinari e dei costi aggiuntivi per il personale temporaneo.

Durante la nostra discussione sui costi di implementazione e per l’acquisizione della licenza, il CFO ha detto che avrebbe dovuto creare un’analisi ROI e un business case importanti per ottenere l’approvazione del suo Consiglio di Amministrazione. Ho colto immediatamente l’occasione dicendo che Esker ha sviluppato uno strumento per il calcolo del ROI, facile da usare e altamente personalizzabile, per eseguire un ottimo lavoro di analisi dei costi interni, e di previsione accurata delle prospettive di miglioramento della produttività e delle performance.

Quando ho suggerito di iniziare a raccogliere i dati per testare questo strumento di calcolo, mi è sembrato di aver sentito il CFO sospirare leggermente.

“Penso di averti visto alzare gli occhi”, ho detto al CFO.  Ha riso e ha confermato di averlo fatto. Aveva un punto di vista molto scettico sulla questione del ROI dei fornitori, e nutriva due preoccupazioni principali. La prima era come rendere conto dell’impatto della gestione del cambiamento (change management) sul suo team e sui processi AP esistenti.

La seconda era come poter misurare con precisione il periodo di avviamento su una nuova piattaforma AP.

Ovviamente, entrambe sono preoccupazioni e sfide valide che sentiamo quotidianamente da altri clienti. Una di queste può essere ragionevolmente chiarita con un buon calcolatore di ROI, mentre l’altra è un po’ più difficile da gestire, ma è assolutamente un punto chiave in un progetto aziendale di successo.

Per questo particolare progetto di automatizzazione AP, siamo in grado di adeguare i tipi di fatture e i volumi registrati dal nuovo sistema durante il periodo di avviamento e abbiamo previsto un modello di prezzo graduale che aiuti a prevedere meglio gli aumenti di produttività.

L’impatto della gestione del cambiamento, tuttavia, è molto più difficile da misurare con uno strumento di calcolo ma è un punto chiave, se non addirittura la componente più importante, di un tale progetto.

“Cambiamo quindi siamo” 

Ci può essere molta ansia all’interno dei team di AP quando si pianifica di passare ad un nuovo sistema e soprattutto quando si introducono tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale (AI), machine learning o robotic process automation (RPA). Domande come:

– Come farà l’intelligenza artificiale o un bot a replicare tutte le conoscenze interne?

– Perché cambiare? I nostri processi funzionano bene.

– Ancora più importante, cosa succederà al mio lavoro?

Queste preoccupazioni sono esattamente il motivo per cui la considerazione della gestione del cambiamento nel vostro progetto aziendale P2P è così vitale. Una delle migliori pratiche che abbiamo visto fare ai clienti è comunicare regolarmente il piano del progetto ai loro stakeholder. Familiarizzare i colleghi con gli obiettivi e le basi del piano può aiutare ad alleviare la resistenza al cambiamento ed identificare i rischi prima che diventino ostacoli importanti.

Inoltre, è un’altra valida strategia l’aiutare il vostro team a vedere il quadro generale intorno alla domanda “Perché cambiare” quando si comunicano gli obiettivi del progetto. Quando si è in grado di allineare un progetto AP o P2P ad un’altra strategia organizzativa in vista, come la trasformazione digitale o il miglioramento dell’esperienza del cliente, non solo si aiuta a rafforzare sostanzialmente il business case, ma quell’iniziativa strategica può fornire nuove opportunità per chiunque svolga un ruolo direttamente interessato nel progetto.

Per quanto riguarda la domanda e l’argomento di questo post “Quanto è importante il ROI per il tuo Business Case di automatizzazione P2P?” la risposta è: non così tanto. La ragione (al di là dell’esempio precedente) è che le persone decidono di acquistare principalmente sulla base di fattori emotivi piuttosto che criteri basati sui dati. Ho letto ricerche in cui la percentuale è 80 a 20 a favore degli impulsi emotivi che guidano le decisioni di acquisto. Naturalmente, il ROI deve almeno dimostrare che la soluzione è conveniente, fattore che varrebbe comunque solo per il 20%. Per l’azienda di distribuzione di cui sopra, il business case per il cambiamento è una questione personale del CFO, che sta cercando di posizionarsi come leader della trasformazione dell’azienda in un’organizzazione più agile e guidata dalla tecnologia.

Abbiamo imparato una nuova lezione.

Spesso sentiamo dire da potenziali clienti che la loro iniziativa P2P si è fermata a causa della mancanza di un business case di successo. È poco chiaro, in quanto spesso il ROI per il progetto è persuasivo. In alcuni di quei casi, potrebbe esserci l’opportunità di migliorare il ROI con un business case che affronti chiaramente la gestione del cambiamento (per esempio: come il personale lo adotterà, migliorare e collaborare alla crescita dei nuovi ruoli). E se riusciamo a identificare il fattore emotivo…saremo pronti a partire.

Questo articolo è stato utile? Possiamo esserti d’aiuto? In Esker abbiamo strumenti e risorse per aiutarti a sviluppare il ROI del tuo P2P business case.

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